План:

1. Определение первичных бухгалтерских документов. Понятие первичной бухгалтерской документации. Значение документов.

2. Реквизиты документов. Порядок составления документов.

3. Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов.

4. Порядок проведения проверки и обработки первичных бухгалтерских
документов.

5. Документооборот и его организация.

6. Правила и сроки хранения первичной бухгалтерской документации.

Вопрос 1

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение и устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Бухгалтерская документация - способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами.

Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами.

Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами это начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для осуществления предварительного, текущего и последующего контроля.

Предварительный контроль осуществляется руководителями организации (руководитель, гл. бухгалтер, гл. инженер, мастер) при подписании документов, в этом случае они берут на себя ответственность работника, подписавшего документы, за совершенные им действия.

Текущий контроль производится в процессе учета и анализа финансово-хозяйственной деятельности организации на основе первичных документов.

Последующий контроль осуществляется в основном в форме документальных ревизий, а также путем проверки счетными работниками документов, служащих основанием для выполнения хозяйственных операций.

Вопрос 2

Каждый первичный бухгалтерский документ имеет определенные показатели, которые называются реквизитами.

Реквизиты бывают: обязательные и дополнительные.

К обязательным реквизитам относятся:

Наименование документа;

Наименование экономического субъекта;

Дата составления;

Величина натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

Наименование должности лиц ответственных за совершение операций,
правильность ее оформления и личные подписи.

Дополнительные реквизиты - наименование и адреса сторон, участвующих в совершении операций, номера телефонов и др.

Документы должны быть составлены своевременно, правильно, без помарок, без подчисток, заполнением всех реквизитов шариковой ручкой или на компьютере.

Если в тексте или цифрах допущена ошибка, ее зачеркивают одной чертой так, чтоб можно было прочесть зачеркнутое, затем сверху нужно написать правильную цифру или текст, а на полях делают оговорку «написанному в исправление ошибки верить» (новый текст и цифра) и ставится: Дата и подпись.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Вопрос 3

Унификация - разработка единых форм документов для оформления однородных хозяйственных операций на различных предприятиях и организациях.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированнымформам, утвержденном Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и
постановлением Правительства РФ от 8 июля, 1997г. №835 «О первичных учетных
документах», Постановлением Госкомстата России утверждены альбомы унифицированных форм первичной документации по мере необходимости вносятся в них изменения и дополнения, а также обеспечивается дальнейшая разработка унифицированных форм.

Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы. Формы унифицированных документов приспособлены для ведения учета в условиях механизированной обработки учетных данных, а также для обработки в ручную.

В унифицированные формы организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, не изменяя при этом реквизитов, предусмотренных формами; кроме того должны быть соблюдены требования стандартов к структуре документов и их оформлению.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.Документы, форма которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной документации всоответствии со ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» должны содержать следующиеобязательные реквизиты:

Наименование документа;

Дату составления;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Измерители хозяйственной операции;

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления;

Личные подписи указанных лиц.

Формы разработанных в организации документов должны быть утверждены в приказе об учетной политике организации.

Вопрос 4

Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, форме и арифметически.

При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведение бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей к исполнению не должны приниматься.

В случае поступления таких документов в бухгалтерию главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции.

В случае разногласий между руководителем и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные документы могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия таких операций. При проверке документов по существу определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе, при этом используется метод встречной проверки документов. Например, сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих изделий, накладных на отгрузку продукции покупателям и квитанций покупателей на прием этой продукции.

Проверка документов по форме позволяет убедиться выписан ли документ на бланке установленной формы, содержащейся в альбомах унифицированных форм документов, правильность заполнения всех реквизитов.

Арифметическая проверка документов позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Группировка - это подборка документов в однородные группы не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет проводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.

Таксировка документов - выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы.

Под контировкой документов понимают уточнение счетов, на которых следует записать по дебету и кредиту в прилагаемых документах хозяйственные операции (составление бухгалтерских проводок).

После обработки документы подлежат погашению, затем сдают в архив.

Вопрос 5

Документооборот - это движение документов на предприятии от их составления или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Главный бухгалтер организует работу по составлению графика документооборота и своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию документов и сведений обязательны для всех работников организации. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

Документооборот, организованный по графику:

Позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом
всего пути - от оформления и проверки до обработки;

Способствует равномерному распределению учетной работы в течение
всего рабочего времени;

Повышает производительность труда счетных работников;

Способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета;

Способствует повышению уровня автоматизации учетных работ;

Повышает эффективность всей учетной работы организации.

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота устанавливаются:

Перечень первичных документов, применяемых в организации;

Кто из работников организации имеет право подписывать данные
документы и несет ответственность за правильность их оформления и
своевременность представления в бухгалтерию;

Рабочая схема действующих отделов организации;

Порядок движения каждого документа между отделами организации и
крайний срок представления документов конечному потребителю
информации (бухгалтерии);

График движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

Каждому работнику, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Вопрос 6

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папки и передают на хранение в текущий архив, где обеспечивается сохранность и удобство хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый полученный документ подшивается в папку - дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру для бухгалтерии. Номер дела состоит из двух частей: присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии.

Графа «количество дел в папке» заполняется в конце года

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что изъятие документов из архива может производиться только органами дознания, налоговыми органами на основании их постановлений. Изъятие оформляется протокол, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия. Организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архива, но не менее 5 лет.

Тема 1.2 Классификация и план счетов бухгалтерского учета

План:

1. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности
организации. Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета.

2. Принципы и цели разработки рабочего плана счетов бухгалтерского учета организации.

3. Классификация счетов по экономическому содержанию.

4. Классификация счетов по назначению и структуре.

Вопрос 1

План счетов - это систематизированный перечень счетов бухгалтерского учета. В основе разработки плана счетов положена классификация счетов по экономическому содержанию. В плане счетов отражены все балансовые и забалансовые счета. Балансовые счета отражены в восьми разделах объединяющих 61 синтетических счетов, а забалансовые - отдельно:

1. раздел - внеоборотные активы;

2. радел - производственные запасы;

3. раздел - затраты па производство;

4. раздел - готовая продукция и товары;

5. раздел денежные средства;

6. раздел - расчеты,

7. раздел - капитал;

8. раздел - финансовые результаты.

Каждому счету присваивается порядковый номер, который называется шифром(кодом) счета. В плане счетов отражены синтетические счета и субсчета.

Субсчета- это промежуточные счета между синтетическими и аналитическими счетами предназначенные для дополнительной группировки аналитических счетов в пределах данного синтетического счета. Синтетические счета- это счета первого порядка, а субсчета- второго порядка

В плане счетов бухучета счета группируются по разделам в соответствии их экономическим содержанием. Последний план счетов был введен с 1 января 2001, утвержден приказом Министерство Финансов РФ от 31.Х2000г. № 94н. В плане счетов имеется инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций, в которой дается характеристика по каждому синтетическому счету, а также типовая корреспонденция счетов с другими счетами. В случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, корреспонденция по которым не предусмотрена в типовой схеме, организация может дополнить ее соблюдая единые подходы, установленные данной инструкцией.

Вопрос 2

На основе типового Плана счетов бухгалтерского учета и инструкции по его применению организация разрабатывает и утверждает Рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических (включая субсчета) счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета.

Рабочий план счетов разрабатывается организацией самостоятельно с учетом особенностей ее деятельности и утверждается в учетной политике организации. При этом желательно придерживаться нумерации субсчетов рекомендуемых Инструкцией по применению плана счетов.

В рабочий план счетов вводятся лишь те счета, которые реально предполагается
использовать.Субсчета предусмотренные в Рабочем плане счетов используются исходя из требований к управлению организаций, включая нужды анализа, контроля и отчетности.

Организация может уточнять содержания приведенных в плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.

Вопрос 3

Классификация счетов бухгалтерского учета - это объединение счетов в группы по признаку однородности экономического содержания ожидаемых в них показателей имущества, обязательств и хозяйственных операций. Счета бухгалтерского учета группируются по двум признакам;

1. по экономическому содержанию;

2. по назначению и структуре.

Классификация счетов по экономическому содержанию показывает содержание объекта, который учитывается на душном счете.

По экономическому содержанию объектов учета счета делятся на три группы:

Счета имущества;

Счета источников образования имущества;

Счета хозяйственных процессов и финансовых результатов.

К счетам имущества относятся:

> счета основных средств (01,02Д)3,07,08);

> счета нематериальных активов (04,05);

> счета оборотных средств (10,14,41,43);

> счета денежных средств (50,51,52,55,57,58);

> счета в расчетах (62,71,73,76);

К счетам источников образования имущества и обязательств относятся;

> счета собственных источников формирования имущества (80,82,
83,84,86,96,98);

> счета заемных источников формирования имущества (66,67,60,76,68,69,70).

К счетам хозяйственных операции и финансовых результатов относятся:

> счета процесса снабжения (10,15,16);

> счета процесса производства (20,21,23,25,26,28,29,40,44,46);

> счета процесса продажи (90);

> счета финансовых результатов (84,91, 99).

Вопрос 4

Классификация счетов по назначению и структуре показывает порядок записей па счете, т.е. как учитывается объекты в той или иной группе счетов, а также для чего предназначены те или иные счета.

По назначению и структуре все счет бухгалтерского учета подразделяются на следующие группы

1. основные;

2. регулирующие;

3. операционные;

4. сопоставляющие (результативные);

5. забалансовые.

Основные счета предназначены для учета наличия и движения имущества и источников его образования. Основными они являются, потому что учитываемые объекты служат основой хозяйственной деятельности организации.

Основные счета подразделяются в свою очередь на следующие подгруппы:

> инвентарные;

> счета денежных средств;

> счета расчетов;

> фондовые счета

Инвентарные счета предназначены для учета наличия и движения основных средств, нематериальных активов и товарно-материальных ценностей (счета 01, 04, 07,08, 10, 43, 41, и др.). По отношению к балансу все эти счета активные и имеют следующую структуру:

Д Инвентарные счета К

Сальдо на начало Расход (выбытие)

Поступление основных средств, НМА и

основных средств, товарно – материальных

НМА, ценностей

Товарно-материаль

ных ценностей

Сальдо конечное

Денежные счета предназначены для учета наличия и движения денежных средств организации в кассе и на счетах в банке. К ним относятся (счета50, 51, 52, 55 и др.) По отношению к балансуактивные и имеют следующую структуру:

Счета расчетов предназначены для учета взаимоотношений данной организации с другими организациями и лицами, т.е. дебиторской и кредиторской задолженности.

В зависимости от того какая задолженность учитывается, счета расчетов но отношению к балансу могут быть активными, пассивными и активно-пассивными. К ним относятся (счета 62,73, 60,68, 69,70,71,76и др.)

Фондовые счета предназначены для учета источников формирования имущества (80,82,83,), по отношению к балансу пассивные.

Д фондовые счета К

Уменьшение источников

Сальдо начальное

Увеличение

источников

Сальдо конечное

Регулирующие счета предназначены для уточнения и регулирование оценки отдельных объектов, учитываемых на основных счетах. Они открываются к основному счету и самостоятельного значения не имеют. Регулирующие счета либо уменьшают, либо увеличивают оценку своего основного счет.

Например, к основному счету 01 «основные средства» открывается регулирующий счет 02 «Амортизация основных средств», к счету 04 «НМА» открывается регулирующий счет 05 «Амортизация НМА». При составлении баланса из сумм остатков (первоначальнаястоимость) по счетам 01 и 02, вычитывают суммы остатков по счетам 02 и 05 соответственно.

Следовательно, в балансе основные средства и нематериальные активы отражаются по остаточной стоимости.

Регулирующие счета, предназначенные для уменьшения оценки основных счетов, называются контрарными. Регулирующие счета, предназначенные дня увеличения оценки основных счетов, называются дополнительными. Сч. 44 «Расходы на продажу» -дополнительный регулирующий счет основного счета 90 «Продажи».

Кроме того имеется контрарно - дополнительные счета (сч. 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»).

Операционные счета подразделяются на распределительные и калькуляционные и предназначены для учета хозяйственных операций связанных с совершаемыми хозяйственными процессами по производству продукции (работ, услуг). Распределительные счета подразделяются на две группы:

> собирательно - распределительные;

> бюджетно - распределительные.

Собирательно - распределительные счета предназначены для учета расходов, которые в момент их совершения невозможно отнести на себестоимость конкретного вида продукции. Поэтому в течение месяца их накапливают на отдельных счетах, а в конце месяца относят на себестоимость конкретного вида продукции в соответствии с принятой методикой (согласно с учетной политикой).

К таким расходам относятся общепроизводственные, общехозяйственные расходы и расходы на продажу, которые учитываются на счетах 25,26, и 44. По отношению к балансу активные и имеют следующую структуру.

Д Собирательно - распределительные К

Списание и распределение
этих расходов в конце
месяца между объектами
калькуляции

Оборот за месяц

Особенностью этих счетов является то, что они не имеют сальдо и в конце отчетного периода закрываются.

Бюджетно - распределительные счета предназначены для разделения (разграничения) расходов между отдельными отчетными (бюджетными) периодами. С помощью группы счетов устраняется колебание себестоимости продукции по отчетным периодам. Эти счета имеют сальдо. Счета данной группы могут быть активными (сч. 97 «Расходы будущих периодов»), и пассивными сч. 96 «Резервы предстоящих расходов».

Д сч. 97 Расходы будущих периодов К

Сальдо на начало Списание соответствующей

Собирание расходов доли этих расходов

в течение отчетного в установленном порядке

Сальдо на конец

Д сч. 96 «Резервы предстоящих расходов» К

Использование резервов

Сальдо начальное

Образование резерва

Сальдо на конец

Калькуляционные счета предназначены для учета, группировки затрат на производство и калькулирования (исчисления) на их основе фактической себестоимости выпущенной продукции (работ, услуг). К ним относятся счета 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 08 «Вложение во внеоборотные активы».

Д сч. 20 «Основное производство и др. сч.» К

Сальдо на начало Фактическая себестоимость

(остатокнезавершенного выпущенной продукции

производства) (работ, услуг)

Фактические затраты за отчетный период

Сальдо(остатокнезавершенного

производства) на конец месяца

Фактическая себестоимость выпущенной продукции определяется: к остатку незавершенного производства на начало месяца + фактические затраты по дебету сч.20 (за минусом потерь и стоимости возвратных отходов от брака) - остаток незавершенного производства на конец месяца.

Сопоставляющие счета предназначены для определения финансового результата, как отдельных хозяйственных процессов, так и организации в целом путем сопоставления дебетового и кредитового оборотов учитываемых на этих счетах. Особенностью строения этих счетов является отражение одного объекта учета в двух разных оценках: в одной по дебету, а в другой - по кредиту счета.

Сопоставляя эти оценки, выявляют финансовый результат от продажи продукции и выполнения работ и оказания услуг.

Сопоставляющие счета подразделяются на две группы:

Ø операционно- результатные,

Ø финансово- результативные.

Операционно - результатные счета предусмотрены для обобщения информации ототдельных процессах хозяйственной деятельности организации, а также определения по каждому из них финансового результата

К ним относятся счета: сч,90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы»

Д сч. 90 «Продажи» К

Дсч. 91 « Прочие доходам расходы» К

Финансово - результатные счета предназначены для определения финансового результата хозяйственной деятельности организации. К ним относятся счет 99 «Прибыли и убытки»

Д сч. 99 «Прибыли и убытки» К

Сальдо на начало Сальдо на начало

Убытки отчетного периода Прибыль отчетного

Сумма начисленного периода

налога на прибыль

Сальдо на конец Сальдо на конец

отчетного периода отчетного периода

Сопоставляя обороты по дебету и кредиту определяют конечный финансовый результат, если К>Д то это - чистая (нераспределенная) прибыль, если К<Д, то это чистый (непокрытый) убыток, в конце года счет 99 закрывается и сальдо не имеет.

Забалансовые счета предназначены для учета ценностей, не принадлежащих данной организации, но находящихся определенное время в её распоряжении или на её сохранности.

На забалансовых счетах в отличие от балансовых счетов суммы хозяйственных операций отражаются на них либо только по приходу, либо только по расходу, т.е. на них не распространяется принцип двойной записи, а также они имеют трехзначный шифр(код). К ним относятся счета: 001, 002,003,004,005,006,007,008,009,010,011. Их остатки не отражаются в балансе.

ТЕМА: ДОКУМЕНТАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

2. Классификация документов

Цель: Ознакомить с основными принципами документирования хозяйственных операций и требованиями к организации документооборота.

Задачи:

Усвоить категорию «первичные документы».
Изучить состав обязательных реквизитов первичных учетных документов.
Изучить общие требования организации документооборота.
Изучить требования к хранению документов.

1. Документация, ее сущность, значение, реквизиты документов

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо, прежде всего, фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета – документация – основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью предприятия, ее первичного контроля.

Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется первичным документом и является первым этапом учета.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные документы должны быть составлены по формам, утвержденным Госкомстатом. Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).

ДОКУМЕНТ – письменное свидетельство, в котором отражается факт совершения хозяйственной операции.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля

Документы имеют большое значение не только в бухгалтерском учете, но и во всей хозяйственной деятельности предприятия. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления предприятием. От качества документов зависит достоверность учетных данных и точность баланса, а значит, на основе отчетности будет проведен качественный анализ хозяйственной деятельности. Данные проведенного анализа являются основой для принятия управленческого решения.

Большое значение документы имеют при документальных ревизиях, аудиторских проверках.

Документы имеют и юридическое значение, правильно составленные и оформленные документы являются единственно-достоверным свидетельством совершения операции и ее законности.

Они также служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, доказательством в разрешение споров в судах и арбитражах.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению, он должен содержать определенные показатели.

Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) Наименование документа и его номер;

б) дата составления документа;

в) наименование предприятия;

д) измерители (в натуральном и денежном выражении);

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц, их расшифровки.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефоны предприятия, указание сторон, участвующих в совершении операции и т.д.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером.

Денежные и расчетные документы, а также финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению не только без подписи главного бухгалтера, но и без подписи уполномоченного им на то лица.

Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация. Унификация - установление единых типовых форм. Унифицированные формы первичных документов утверждаются Госкомстатом России. Данные формы обязательны для применения юридическими лицами всех форм собстве6нности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

За последние годы утверждено 250 унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе:

по учету материалов (приходный ордер, требование- накладная и т.д.);

по учету кассовых операций (приходный, расходный кассовый ордер);

по учету основных средств (акт приемки-передачи, акт выбытия основных средств);

по учету результатов инвентаризации (акт инвентаризации).

В унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых операций) предприятие при необходимости может внести дополнительные реквизиты. Вносимые изменения должны быть оформлены распорядительным документом предприятия.

Стандартизация – установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сохранить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются особые требования:

Документы должны быть составлены на типовых бланках или чистых листах бумаги химическим карандашом, чернилами, пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или на компьютере;

Строго соблюдать установленную форму и заполнять все реквизиты;

Точно и ясно излагать содержание операции;

Четко и разборчиво писать текст и цифры;

Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью. Свободные строки прочеркивать;

Документы следует составлять в момент совершения операции, т.е. своевременно;

Документы должны быть подписаны соответствующими лицами.

Иногда при заполнении документов могут быть допущены ошибки (описки). В кассовые и банковские документы исправления вносить не допускается. Их переписывают заново. В остальных документах ошибки можно исправить с помощью корректуры: зачеркивается неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст или сумма. Зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено подписью «исправлено, верить», поставлена дата исправления, подтверждено подписью лиц, подписывающих документ.

2. Классификация документов

Для отображения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать. Документы классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения. Классификация документов представлена на рис. 1

Рисунок 1. Классификация документов

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственных операций. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т. д.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приема-передачи основных средств и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственных операций других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи, приходный кассовый ордер.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными.

Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено описание произведенных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Следует отметить, что накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, составленные ручным путем , заполняются вручную либо на компьютере.

Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о произведенных операциях в момент их совершения.

3. Бухгалтерская обработка документов

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, до записи по счетам бухгалтерского учета подвергаются бухгалтерской обработке.

Бухгалтерская обработка заключается в следующем:

Проверка

Шифровка (при механизации учета)

Таксировка

Группировка

Оформление бухгалтерскими проводками (контировка)

Гашение

1. Проверка документов включает в себя:

а) Формальная проверка – выявляют, был ли использован бланк соответствующей формы, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений.

б) Счетная проверка, т.е. контроль за правильностью итогов, вычислений, подсчетов.

в) Проверка по существу – выявляют законность и целесообразность каждой хозяйственной операции, отраженной в документе, была ли выполнена эта операция на самом деле и в указанном объеме.

2. После проверки документы шифруются. Для этой цели на предприятии разрабатывается целая система шифров.

3. Таксировка – проставление в документах цены и суммы (умножается количество на цену).

4. В бухгалтерию поступает большое количество документов, отражающих однородные операции. Для того, чтобы собрать общие суммы по однородным признакам, документы группируются в специальных накопительных ведомостях.

6. Документы после их использования гасятся, т.е. на них ставится специальный штамп «Получено», «Оплачено», «Погашено».

Также штампы ставятся в основном на денежных документах. На остальных документах указывают номер регистра и номер строки, куда сделана запись (журнал-ордер, главная книга).

4. Документооборот и его значение. Хранение бухгалтерских документов

Движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их в бухгалтерском учете и последующей передачи в архив, называется документооборотом.

Документооборот на каждом предприятии устанавливается главным бухгалтером, он является элементом учетной политики предприятия. Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота.

График документооборота позволяет задать схему и сроки прохождения документов внутри бухгалтерии по отдельным рабочим местам.

Основные этапы документооборота:

Составление и оформление документа.

Прием и проверка документа в бухгалтерии.

Движение документа по рабочим местам бухгалтерии и использование его в учете.

Перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки документов и соблюдение сроков их обработки.

Подшивка документов в папки (дела) и передача их в архив.

На начальном этапе составления графика главный бухгалтер устанавливает круг лиц, работающих с первичными документами. Каждому лицу вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папки (дела) и передают на хранение в текущий архив, где обеспечивают их сохранность и удобство хранения. Каждой папке присваивается номенклатурный номер. Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, следствия, прокуратуры, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу предприятия.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, главный бухгалтер вправе снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия.

В соответствии с перечнем типовых документов и ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст.17) предприятия должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Контрольные вопросы:

Что представляет собой документация?

Что такое документ?

Что такое реквизит? Виды реквизитов.

Что такое унификация и стандартизация?

Какие требования предъявляются к заполнению документов?

Что такое бухгалтерская обработка документов?

Для чего производится проверка документов?

Рассказать признаки классификации документов.

Как организуется документооборот?

Как организовано хранение документов?

Кто имеет право изымать документы из архива?

И юридического оформления наблюдаемых объектов, т.е. способ первичного отражения влияния свершившихся фактов хозяйственной жизни на состояние объектов бухгалтерского наблюдения. На этой стадии учетной работы, представляющей собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций (фактов), сведения в первичных документах должны отражаться достоверно, иметь доказательность. Учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то его составление обязательно сразу после окончания хозяйственной операции.

Документы различаются как по форме, так и по показателям, определяющим содержание регистрируемых в них операций. Основные показатели документов, характеризующие сущность операций, называются реквизитами.

Реквизиты представляют собой информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку (например, вид материала, единица измерения и т.д.). Реквизиты подразделяются на качественные реквизиты (признаки) и содержательные (показатели). Качественные (признаки) реквизиты отображают объекты учета (например, наименование материала и пр.); содержательные реквизиты — характеристику объекта учета (например, сорт, типоразмер материала и т.д.).

Различия форм и содержания документов обусловливают особенности их использования в учетной работе. Поэтому с целью облегчения обработки учетных документов их группируют (классифицируют) по однородным признакам. Основными признакам и классификации документов являются назначение, объем отражаемых хозяйственных операций (порядок формирования), способ использования, место составления.

по назначению их подразделяют на распределительные; исполнительные (оправдательные); документы бухгалтерского оформления; комбинированные.

Распорядительными называют документы, ко торые содержат приказ или распоряжение на свершение какой-либо хозяйственной операции. К ним относятся различные приказы и письменные распоряжения руководителя организации и руководителей структурных подразделений, доверенности на получение материальных ценностей для организации, чеки на получение денег из банка и т.п. Распорядительные документы служат основанием для выполнения определенного хозяйственного действия и не содержат в себе подтверждения фактов совершения хозяйственных операций.

Исполнительные (оправдательные ) документы подтверждают совершившийся факт. К таким документам относятся приходные ордера для оформления приема материалов на склад, приемо-сдаточные накладные, различные квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и т.п. Исполнительные документы составляются в момент совершения операций и являются основанием учетных записей.

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют. Они составляются на основании распорядительных и исполнительных (оправдательных) документов и являются техническим средством для систематизации учетных записей.

Документами бухгалтерского оформления являются также документы, составленные бухгалтером для подготовки и упрощения учетных записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (например, бухгалтерские справки, расчеты и т.п.). Такие документы используются только в бухгалтерии данной организации. Содержание и формы этих документов зависят от технических средств, используемых в учетной работе, сущности и перечня показателей синтетического и аналитического учета.

Комбинированными называются документы, которые сочетают в себе признаки нескольких видов документов — предположим, признаки распорядительных документов на совершение хозяйственных операций и исполнительных, удостоверяющих факт выполнения операции, например требования на отпуск материалов со склада, рабочий наряд. Кассовый расходный ордер является одновременно распорядительным, исполнительным и документом бухгалтерского оформления. Применение комбинированных документов в практике бухгалтерского учета весьма распространено.

При группировке учетных документов по объему отражаемых хозяйственных операции {порядку формирования) различают первичные и сводные документы.

Первичными называются документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни в момент их свершения. Эти документы находятся в самом начале технологической цепочки учетного процесса. Они составляют основу первичного учета, ибо в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путем предварительного наблюдения и измерения. К первичным относится большая часть учетных документов, оформляющих хозяйственные операции (например, приходные и расходные кассовые ордера, приемные акты, накладные и др.).

Сводные документы фиксируют данные о фактах хозяйственной жизни из нескольких первичных документов. Применение сводных документов связано с необходимостью обобщения данных первичных документов и получения укрупненных показателей либо получения дополнительных сведений об учитываемых хозяйственных операциях и отражения их в бухгалтерском учете в соответствующих разделах. Примером сводного документа могут быть отчеты кассира (кассовые отчеты), которые обобщают сведения приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним документов; товарные отчеты, составляемые на основе первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей, и др.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться как на бумаге, так и на машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно должна быть подготовлена его копия на бумажном носителе информации. Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Разовыми считаются документы, которые применяются только для однократного оформления и отражения хозяйственных операций: приходные и расходные кассовые ордера; требования на отпуск материалов со склада и т.п.

Накопительными называются документы, которые используются для многократного оформления и отражения в них однородных хозяйственных операций на протяжении какого-либо периода (за неделю. декаду, месяц): лимитные карты; лимитно-заборные карты, используемые для оформления отпуска материалов со склада одному и тому же получателю — цеху, производственному участку; двухнедельные рапорты о выработке и др. Использование накопительных документов способствует значительному сокращению документации.

По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.

Внешними считают документы, которые составлены за пределами данной организации, т.е. документы, поступающие от других организаций: счета — платежные требования поставщиков; выписки банка по расчетным и валютным счетам; исполнительные листы суда и т.п.

Внутренними являются документы, которые независимо от их назначения составляются внутри данной организации.

К учету принимаются только правильно оформленные документы (унифицированные или разработанные в организации).

Унифицированными являются типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления одноименных (однородных) хозяйственных операций во всех хозяйствующих субъектах: приходные и расходные ордера, авансовые отчеты, счета — платежные требования и др. Они обязательны для применения всеми организациями независимо от форм собственности и видов деятельности организаций.

Унификация документов ведет к упорядочению документации. Она должна решаться одновременно со стандартизацией документов, т.е. разработкой одинаковых размеров бланков соответствующих документов.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования постановки учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций. Унифицированные формы первичной учетной документации могут составляться на бумажных или машинных носителях информации. Правительство Российской Федерации постановлением от 08.07.97 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат Российской Федерации функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Документы, составленные автоматизированным способом, требуют специального подтверждения полученных данных, что достигается распечаткой копий документов на бумажных носителях, и оформления подписями должностных лиц, предусмотренными соответствующими формами документов. Юридическая доказательность документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться и электронной цифровой (кодовой) подписью в соответствии с действующим порядком. Во всех других случаях, когда документы, форма которых не представлена в альбомах унифицированных форм, приобретают правовую юридическую доказательность при наличии обязательных реквизитов, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

При документировании хозяйственных операций документы должны быть составлены доброкачественно, содержать достоверные данные об объеме и сроках совершения хозяйственных операций. За достоверность данных несут ответственность должностные лица, подписавшие документ.

Документы должны заполняться четко, ясно, чернилами или при помощи технических средств. В них не допускаются подчистки и неразрешенные способы исправления написанных данных. Допущенные в документах ошибки необходимо исправлять путем зачеркивания неправильного текста или цифры одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное и написанные сверху правильные данные. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. В ряде документов (банковских, кассовых) никакие исправления не допускаются. Их оформление регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. утвержденным Центральным банком Российской Федерации (ЦБ РФ). Так, в учетных документах на прием и выдачу денег сумма указывается не только цифрами, но и прописью, при этом запись начинается с заглавной буквы, чтобы не допускать приписок. Такой порядок распространяется и на учетные документы по отпуску материальных ценностей.

За выпиской некоторых учетных документов устанавливается специальный контроль путем заполнения корешков чеков, квитанций ордеров, выписки документов под копирку. Этот контроль осуществляется с целью не допустить совершения неправильных и незаконных операций, предотвратить по возможности случаи растрат, хищений и других злоупотреблений должностными лицами.

Чтобы одни и те же документы не могли быть использованы дважды, некоторые из них подлежат гашению, например кассовые ордера, доверенности и др. Гашение производится штампом или надписью «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также учетных документов, связанных с начислением и выплатой заработной платы.

Учетные документы, составленные в установленном порядке, передаются в бухгалтерию для дальнейшей их обработки и отражения в учете оформленных ими операций. После использования документы передаются на хранение в архив.

Процесс движения учетных документов от момента их выписки (составления, возникновения), оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры и до сдачи их в архив на хранение называют документооборотом.

Организация документооборота предусматривает разработку схем и графиков движения учетных документов. В графиках устанавливается перечень документов с указанием, кто и какие документы составляет. кому и куда передает для контроля, обработки и группировки.

Поступив в бухгалтерию, учетные документы подвергаются прежде всего проверке по существу операции и правильности оформления документа.

Проверка по существу операции состоит в том, что проверяется соответствие совершенной операции, оформленной документом, действующим законоположениям. Такая проверка является одним из важнейших средств контроля со стороны работников бухгалтерии за соблюдением законности и хозяйственной целесообразности совершаемых операций.

При проверке правильности оформления документов определяют, составлен ли документ по установленной форме, правильно ли заполнены все его реквизиты, соблюдены ли правила исправления ошибок в документе, подлинность подписей должностных лиц и т.п. Документы, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются для дооформления.

После проверки учетные документы принимаются бухгалтерией для учетной обработки. Целью такой обработки является подготовка документов к дальнейшим записям в учетные регистры. Перечень работ, из которых складывается бухгалтерская обработка документов, определяется содержанием и объемом операций, отраженных в документах. Если поступившие в бухгалтерию документы не содержат денежного измерителя, то сначала производится их расценка или таксировка, т.е. умножение соответствующих количественных показателей на цену. При необходимости систематизации и накапливания содержащихся в учетных документах данных документы группируют по экономическому содержанию отраженных в них хозяйственных операций путем составления группированных и накопительных ведомостей. Следующим этапом бухгалтерской обработки учетных документов является их контировка (разметка ), т.е. указание корреспондирующих счетов, на которые должны быть произведены записи хозяйственных операций, оформленные этими документами.

Использование компьютерных технологий и программных средств позволяет создать систему электронного документооборота. В этих случаях первичные документы размещаются не в файлах и директориях, а (по аналогии с обычными документами) в электронных папках, полках, шкафах и секциях. Для быстрого нахождения нужных документов используется специальная система поиска, контрольными точками которой являются дата составления документа, ключевые слова, наименование организации и другие параметры.

Использованные документы сдаются в архив на хранение. Находящиеся в архиве документы служат основанием для документальных ревизий организаций, аудиторских проверок, используются в качестве юридического доказательства при разрешении спорных дел с разными организациями и лицами, а также для различных справок. В связи с этим хранение документов должно быть организовано так, чтобы были обеспечены их сохранность и быстрота нахождения.

Полностью обработанные документы хранятся до конца отчетного года в архиве бухгалтерии, а затем передаются в архив организации. Для сдачи в архив учетные документы компонуются в хронологическом порядке, в отдельных папках по видам операций (кассовые операции, операции по расчетным счетам и т.д.). Передача документов в архив регистрируется в специальной архивной книге.

В архиве организации учетные документы хранятся в течение сроков. установленных Федеральной архивной службой. Минимапьный срок хранения учетных документов в архиве организации — 5 лет. Для отдельных документов устанавливаются другие сроки хранения. Например, лицевые счета работников организации должны храниться 75 лет, доверенности на получение денежных средств и товарно- материальных ценностей — 3 года и т.д.

По истечении сроков хранения особо важные документы сдают в местный Государственный архив, а остальные уничтожают. Передачу документов в Государственный архив отмечают в архивной книге со ссылкой на документы, удостоверяющие эту передачу.

Изъятие первичных документов у организации разрешается только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами, налоговой инспекции на основании постановления этих органов в соответствии с действующим российским уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации и главному бухгалтеру. Главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с документов копии с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели учетных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин пропажи или гибели документов. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов. охраны и Государственного пожарного надзора, что оговаривается в приказе. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

Основными элементами метода бухгалтерского учета являются: документация, инвентаризация, оценка, калькуляция, счета, двойная запись, бухгалтерский баланс, отчетность, контроль (таблица 1).

Таблица 1. Элементы метода бухгалтерского учета

Элемент метода		Сущность элемента
Документация	Письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции,
	придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета
Инвентаризация	Определенная последовательность практических действий по
	документальному подтверждению наличия, состояния и оценки
	имущества и обязательств организации с целью обеспечения
	достоверности данных учета и отчетности
	Денежное выражение имущества, обязательств и хозяйственных
	операций для получения обобщенных данных за текущий период по
	организации в целом
Калькуляция	Группировка затрат и определение себестоимости единицы продукции
	(работ, услуг)
	Способ текущего взаимосвязанного отражения и группировки
	имущества, а также хозяйственных операций
Двойная запись	Взаимосвязанное	отражение	хозяйственных	операций
	корреспондируемых счетах бухгалтерского учета
Бухгалтерский	Система показателей, сгруппированных в сводную таблицу,
	характеризующих в денежном выражении состав, размещение,
	источник и назначение средств учреждения
Отчетность	Система итоговых показателей бухгалтерского учета, всесторонне
	характеризующих финансово-хозяйственную деятельность учреждения
Контроль	Предварительный (при оформлении первичных документов), текущий
	(в ходе учетной	регистрации	операций) и последующий контроль
	(обобщение и анализ учетно-отчетной информации)

Вопросы для самоконтроля:

1. Дать понятие метода бухгалтерского учета.

2. Перечислить элементы метода бухгалтерского учета.

2.4 Документирование хозяйственных операций

Бухгалтерский документ – письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работника за доверенные им ценности. Бухгалтерские документы различают:

- по назначению: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные;

- по порядку составления: первичные и сводные;

- по содержанию хозяйственных операций: материальные, денежные и расчетные;

- по способу отражения операций: разовые и накопительные;

- по месту составления: внутренние и внешние;

- по порядку заполнения: заполненные вручную и составленные автоматизированной системой.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учѐт всех объектов учѐта; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль над сохранностью собственности (так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности); укрепление законности, поскольку документы служат основными источниками сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции.

Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательными) для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу. К таким реквизитам относят: наименование документа; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); название должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность еѐ оформления, личные подписи указанных лиц.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учѐте производятся в соотношении с утверждѐнным в организации графиком документооборота. Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех обязательных реквизитов. Если некоторые реквизиты не обязательны к заполнению, то свободное место прочѐркивают.

Статьей 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

В течение 5 лет хранят первичные документы и приложения к ним, расчѐтные и расчѐтно-платежные ведомости, учѐтные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.), квартальные отчѐты, реестры договоров, материалы переписки об организации и совершенствования учѐта и отчѐтности.

Инвентарные карточки, паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса организации указанных ценностей.

Лицевые счета работающего персонала должны храниться (75–Х) лет, где Х – возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счѐта. При

отсутствии лицевых счетов расчѐтно-платежные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет.

Постоянному хранению подлежат утвержденные годовые отчѐты организаций, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и их приложения, объяснительные и аналитические записки к ним.

При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.

Вопросы для самоконтроля:

Дать понятие документа бухгалтерского учета. Назвать основные группы бухгалтерских документов Назвать реквизиты документов.

Перечислить сроки хранения основных документов.

2.5 Учетные регистры

Строгая документальность – основа бухгалтерского учѐта. Данные документов после их приѐмки, проверки и учѐтной обработки должны быть записаны в сгруппированном виде на счета аналитического и синтетического учѐта. Записать операцию на счетах – это значит отразить еѐ содержание в бухгалтерских книгах, карточках или листах, являющихся учѐтными регистрами.

Таким образом, учетный регистр – бланк (или бланки) учета, предназначенный для регистрации и группировки данных бухгалтерского учета о наличии средств и операциях с ними.

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учѐтной регистрации. Под учѐтной регистрацией понимают запись хозяйственных операций в учѐтных регистрах. Для этого применяют учѐтные регистры – листы бумаги, где имеется определѐнное графление, удобное для совершения учѐтных записей. Запись учѐтной информации в них называется регистрацией.

Существует следующая классификация учетных регистров (таблица 2):

Таблица 2. Классификация учетных регистров

1. По внешнему виду регистры делят на: карточки, бухгалтерские книги и свободные листы.

Карточки – применяются для учѐта по счетам расчѐтов и денежных средств, для учѐта товарно-материальных ценностей, затрат на производство, складского учѐта материалов.

Карточки (кроме карточек по основным средствам) регистрируются в реестре карточек, который ведѐтся для каждого счѐта отдельно. Карточки для учѐта основных средств регистрируются в описи инвентарных карточек по учѐту основных средств.

Карточки хранятся в картотеках, в которых они располагаются по субсчѐтам с подразделением внутри их по материально ответственным лицам, а в централизованных бухгалтерских учреждениях и по обслуживаемым учреждениям.

Карточки учѐта материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и т.п. сдаются в архив в подшитом виде вместе с реестром карточек, регистрами и другими бухгалтерскими документами ежегодно (или один раз в два года). В такие же сроки сдаются в архив карточки учѐта основных средств, выбывших в течение года.

Бухгалтерские книги – регистры в виде брошюр аналитического учѐта (кассовая книга, главная книга, книга складского учѐта).

На каждой книге надписывается: наименование учреждения (или централизованной бухгалтерии) и год, на который книга открыта. В книге должно быть оглавление открытых в ней субсчѐтов. При переносе записей на другую страницу книги в оглавлении по данному субсчѐту делается отметка о переносе записи с указанием номеров новых страниц.

Свободные листы предназначены для учѐта записей по соответствующим разделам учѐта. Свободные листы (ведомости) заводятся, как правило, на месяц или квартал.

2. По назначению выделяются хронологические, систематические, комбинированные регистры.

Хронологические – регистры, где регистрируются хозяйственные операции по мере их совершения (кассовая книга, журнал учѐта поступающих грузов, опись инвентарных карточек по учѐту основных средств).

Систематические – регистрируются хозяйственные операции по их экономическому содержанию (главная книга, где сгруппированы операции по счетам бухгалтерского учета).

Комбинированные – сочетаются хронологические и систематические. На практике они получили самое широкое распространение (журналыордера, накопительные ведомости).

3. По содержанию учетные регистры делятся на аналитические, синтетические, комбинированные.

Аналитические – для ведения учѐта по отдельным аналитическим счетам (карточки, книги, описи).

Синтетические – предназначены для отражения в обобщѐнном виде хозяйственных средств, их источников хозяйственных процессов (главная книга, ведомость по систематическим счетам).

Начальным этапом бухгалтерского учета является документирование всех хозяйственных операций путем составления первичных учетных документов. Малые предприятия применяют для документирования хозяйственных операций формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, ведомственные формы, а также самостоятельно разработанные бланки, содержащие соответствующие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Форма такого документа должна быть утверждена в приказе об учетной политике. Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе.

Документирование в бухгалтерском учете используется как способ первичной регистрации и юридического оформления наблюдаемых объектов, т.е. способ первичного отражения влияния свершившихся фактов хозяйственной жизни на состояние объектов бухгалтерского наблюдения. На этой стадии учетной работы, представляющей собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций (фактов), сведения в первичных документах должны отражаться достоверно, иметь доказательность. Учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то его составление обязательно сразу после окончания хозяйственной операции.

Реквизиты представляют собой информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку (вид материала, единица измерения и т.д.). Реквизиты подразделяются на качественные реквизиты (признаки) и содержательные (показатели). Качественные (признаки) реквизиты отображают объекты учета (наименование материала и пр.); содержательные реквизиты -- характеристику объекта учета (сорт, типоразмер материала и т.д.).

При группировке учетных документов по назначению их подразделяют на распределительные, исполнительные (оправдательные), документы бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными называют документы, которые содержат приказ или распоряжение на свершение какой-либо хозяйственной операции. К ним относятся различные приказы и письменные распоряжения руководителя организации и руководителей структурных подразделений, доверенности на получение материальных ценностей для организации, чеки на получение денег из банка и т.п. Распорядительные документы служат основанием для выполнения определенного хозяйственного действия и не содержат в себе подтверждения фактов совершения хозяйственных операций.

Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают совершившийся факт. К таким документам относятся приходные ордера для оформления приема материалов на склад, приемо-сдаточные накладные, различные квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и т.п. Исполнительные документы составляются в момент совершения операций и являются основанием учетных записей.

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют. Они составляются на основании распорядительных и исполнительных (оправдательных) документов и являются техническим средством для систематизации учетных записей.

Документами бухгалтерского оформления являются также документы, составленные бухгалтером для подготовки и упрощения учетных записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (бухгалтерские справки, расчеты и т.п.). Такие документы используются только в бухгалтерии данной организации. Содержание и формы этих документов зависят от технических средств, используемых в учетной работе, сущности и перечня показателей синтетического и аналитического учета.

Комбинированными называются документы, которые сочетают в себе признаки нескольких видов документов -- предположим, признаки распорядительных документов на совершение хозяйственных операций и исполнительных, удостоверяющих факт выполнения операции, например требования на отпуск материалов со склада, рабочий наряд. Кассовый расходный ордер является одновременно распорядительным, исполнительным и документом бухгалтерского оформления. Применение комбинированных документов в практике бухгалтерского учета весьма распространено.

При группировке учетных документов по объему отражаемых хозяйственных операции (порядку формирования) различают первичные и сводные документы.

Первичными называются документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни в момент их свершения. Эти документы находятся в самом начале технологической цепочки учетного процесса. Они составляют основу первичного учета, ибо в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путем предварительного наблюдения и измерения. К первичным относится большая часть учетных документов, оформляющих хозяйственные операции (например, приходные и расходные кассовые ордера, приемные акты, накладные и др.).

Сводные документы фиксируют данные о фактах хозяйственной жизни из нескольких первичных документов. Применение сводных документов связано с необходимостью обобщения данных первичных документов и получения укрупненных показателей либо получения дополнительных сведений об учитываемых хозяйственных операциях и отражения их в бухгалтерском учете в соответствующих разделах. Примером сводного документа могут быть отчеты кассира (кассовые отчеты), которые обобщают сведения приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним документов; товарные отчеты, составляемые на основе первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей, и др.

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Разовыми считаются документы, которые применяются только для однократного оформления и отражения хозяйственных операций: приходные и расходные кассовые ордера, требования на отпуск материалов со склада. (Приложение 1)

Накопительными называются документы, которые используются для многократного оформления и отражения в них однородных хозяйственных операций на протяжении какого-либо периода (за неделю. декаду, месяц): лимитные карты; лимитно-заборные карты, используемые для оформления отпуска материалов со склада одному и тому же получателю -- цеху, производственному участку; двухнедельные рапорты о выработке и др. Использование накопительных документов способствует значительному сокращению документации.

По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.

Внешними считают документы, которые составлены за пределами данной организации, т.е. документы, поступающие от других организаций: счета -- платежные требования поставщиков; выписки банка по расчетным и валютным счетам; исполнительные листы суда и т.п.

Внутренними являются документы, которые независимо от их назначения составляются внутри данной организации.

Унифицированными являются типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления одноименных (однородных) хозяйственных операций во всех хозяйствующих субъектах: приходные и расходные ордера, авансовые отчеты, счета -- платежные требования и др. Они обязательны для применения всеми организациями независимо от форм собственности и видов деятельности организаций.

Организация документооборота предусматривает разработку схем и графиков движения учетных документов. В графиках устанавливается перечень документов с указанием, кто и какие документы составляет, кому и куда передает для контроля, обработки и группировки.