Procesul de depozitare a mărfurilor începe cu plasarea acestora într-un depozit. Metoda de amplasare este aleasă în funcție de sarcini, scopul mărfurilor, metoda de depozitare aleasă, necesitatea de a maximiza utilizarea volumului depozitului cu o aranjare rațională a secțiunilor, protejarea mărfurilor de deteriorare, accesibilitatea oricărei celule de depozit pentru mecanisme. în depozite mari și găsiți rapid bunurile necesare.

Se disting următoarele metode de plasare și depozitare a mărfurilor:

Varietate - mărfurile de diferite tipuri și grade sunt plasate separat una de cealaltă;

Lot - fiecare lot de mărfuri primit la depozit este depozitat separat, iar lotul de mărfuri poate include mărfuri de diferite tipuri și denumiri;

Lot-varietal - fiecare lot de marfa primit la depozit este depozitat separat, in timp ce in cadrul lotului marfa se sorteaza pe tip si grad si se aseaza si separat;

După nume - mărfurile cu fiecare nume sunt depozitate separat.

Pentru a plasa și selecta rapid, pentru a asigura condițiile de depozitare necesare, sunt dezvoltate scheme de amplasare a mărfurilor, oferind locații permanente de depozitare, capacitatea de a monitoriza siguranța și îngrijirea acestora. La elaborarea schemelor, se ia în considerare frecvența și volumele de primire și expediere a mărfurilor, metodele optime de depozitare, condițiile pentru expedierea acestora, iar pentru unele tipuri de mărfuri se ia în considerare „proximitatea corectă”. În unele cazuri, dacă este nevoie de libertate de manevră, se folosesc locații variabile de depozitare a mărfurilor.

Când plasați mărfuri, ar trebui să respectați principiul „mai des cererea este mai aproape de pasaj (culoar).” Articolele zilnice sunt depozitate în imediata apropiere a zonei de expediere sau de ridicare.

Se practică alocarea suprafețelor pentru depozitare pe termen scurt și lung. Zonele de depozitare pe termen scurt conțin mărfuri care se deplasează rapid. În zonele de depozitare pe termen lung sunt amplasate atât mărfuri cu cerere redusă, cât și mărfuri cu cerere frecventă, constituind stocuri de siguranță pe lângă cele operaționale situate în zona de depozitare pe termen scurt.

În depozitele mari cu un volum mare de rulaj de mărfuri, fiecare celulă este realizată de asemenea dimensiuni încât să permită plasarea unui lot de mărfuri în ea împreună cu un palet sau în cutia în care a ajuns, iar trecerile dintre rafturi trebuie să să fie suficiente pentru funcționarea încărcătoarelor cu mișcare laterală a furcilor.

În depozitele pentru comerțul cu ridicata și cu amănuntul mic, mărfurile sunt plasate cel mai adesea în funcție de gruparea după mărime. Depozitele au secții pentru mărfuri mari și mici. Diferite produse necesită rapoarte diferite ale numărului de celule mici, medii și mari din depozit și diferite dimensiuni ale celulelor în adâncime. Companiile specializate în fabricarea echipamentelor de depozit dezvoltă configurații standard și modele de rafturi pliabile pentru diferite mărfuri, așa că este mai ieftin să cumpărați rafturi pliabile gata făcute cu înălțimi variabile ale celulelor decât să le faceți după propriile schițe și ulterior fie să le refaceți sau suportat plasarea neeconomică a mărfurilor în depozit

Pentru a crește numărul de celule, pentru a îmbunătăți metoda de depozitare și pentru a accelera selecția mărfurilor cu o formă specifică, pe secțiunile libere ale pereților, pe coloanele și capetele suporturilor sunt instalate standuri cu știfturi. Standurile sunt folosite pentru agățarea bunurilor flexibile - furtunuri, cabluri, de ex. mărfuri, a căror depozitare în poziție culcat nu permite utilizarea economică a volumelor de celule datorită formei lor și este incomod pentru selecție.

Indiferent dacă depozitul este mare sau mic, este imperativ să se mențină un sistem țintit unificat pentru plasarea mărfurilor, în caz contrar pierderea mărfurilor, clasificarea greșită și pierderile sunt inevitabile. Acest lucru este important pentru a asigura o creștere a cifrei de afaceri, a elimina erorile în plasarea mărfurilor și a le găsi rapid chiar și pentru noii angajați după un scurt briefing.

Esența acestui sistem este că fiecărei locații de depozitare i se atribuie un cod (adresă) care indică numărul raftului (stivei), numărul secțiunii verticale și numărul raftului. Adresa poate avea 4-5 caractere sau mai mult. Software-ul oferă indicarea automată a adreselor în etichete, chitanțe, specificații de disponibilitate și fișe de inventar. Fișele de inventar și foile de picking pentru selectarea mărfurilor sunt tipărite sortate după adresă.

Într-un depozit, totul are locul lui și ar trebui să fie doar în acest loc.

Cel mai comun sistem de adrese arată astfel. Număr celulă: A1739, unde A, B, C - zonă de depozitare (depozit cald, rece sau parte din depozit); 17 - numărul de serie al rackului; 3 - numărul de serie al secțiunii verticale a rack-ului; 9 - numărul de serie al raftului.

Este evident că această numerotare este potrivită pentru o suprafață de 99 de rafturi și că fiecare rafturi poate avea nu mai mult de 10 secțiuni verticale și nu mai mult de 10 rafturi. Pentru un număr mai mare de secțiuni verticale și rafturi, se folosesc numere din două cifre, dar mai des tind să folosească o împărțire condiționată a depozitului în zone și să utilizeze indexul de litere al zonelor.

Implementarea unui sistem de adrese include marcarea pe planuri de amenajare, fabricarea și atașarea numerelor sau aplicarea lor cu vopsea, introducerea adreselor în specificațiile produsului, introducerea numerelor din specificații într-o bază de date computerizată sau în carduri contabile.

Adresele sunt vopsite cu vopsea strălucitoare pe structurile raftului, compartimentelor și pe podea. Un spațiu fără rafturi poate fi, de asemenea, împărțit în zone și compartimente, fie constructiv, fie condiționat, folosind marcaje.

Un angajat al depozitului trebuie să găsească un produs după nume și adresă, chiar și fără a-i cunoaște aspectul. Utilizarea adreselor permanente oferă posibilitatea de a selecta sau plasa rapid bunurile, precum și de a controla eficient mișcarea acestora. Noii angajați, după un scurt briefing și având la îndemână o declarație privind disponibilitatea mărfurilor în depozit cu adrese, vor putea face față acestei lucrări fără erori.

Diagramele de rafturi sau stive care indică adresele de depozitare sunt afișate pe pereți, astfel încât angajații depozitului să le poată studia și să navigheze cu ușurință.

Numerele (articole, coduri) de mărfuri de pe cutii ar trebui să fie marcate mari, astfel încât angajații să le poată vedea de la distanță și să aleagă rapid o rută.

Este mai bine să montați etichete cu nume pe rafturi, decât pe cutii, pentru că... Produsul trebuie să aibă un loc permanent. Dacă cutia este luată, va fi clar că trebuie să aduceți sau să comandați un articol.

Pentru mărfurile ambalate și pe bucată, se folosesc de obicei metode de stivuire și rafturi.

Pentru depozitarea mărfurilor ambalate în saci, baloturi, coolies, cutii, butoaie, se folosește stivuirea. Prin formarea unei stive, acestea asigură stabilitatea acestuia, înălțimea admisă și accesul liber la mărfuri. Înălțimea stivei este determinată de proprietățile produsului și ale ambalajului acestuia, de capacitățile stivuitorului, de sarcina maximă pe 1 m 2 de podea și de înălțimea depozitului.

Stivuirea este utilizată în trei variante: drepte, încrucișate și inversate.

Cu stivuirea dreaptă, folosită mai des pentru stivuirea cutiilor și butoaielor de aceeași dimensiune, fiecare cutie este așezată strict și uniform pe cutia din rândul de jos. Stivuirea piramidală directă oferă o stabilitate sporită a stivei:

Există un loc mai puțin în fiecare rând de sus și fiecare scaun de sus este stivuit deasupra celor două de jos.

Cutiile de diferite dimensiuni sunt plasate într-o cușcă transversală. În acest caz, sertarele superioare sunt așezate peste cele inferioare.

De regulă, mărfurile ambalate în saci sunt plasate în cușca inversă. Rândul de sus de genți este plasat pe rândul de jos în ordine inversă.

La stivuirea mărfurilor, asigurați-vă că în depozit sunt asigurate cerințele normale de circulație a aerului, sanitare și de siguranță la incendiu. Stivele sunt amplasate la cel puțin 0,5 m de pereți și la 1,5 m de dispozitivele de încălzire. Între stive se lasă pasaje de aproximativ 1,5 m lățime.

Depozitarea stivuită a mărfurilor așezate pe paleți cu raft și cutie permite o utilizare mai eficientă a spațiilor și utilizarea mecanismelor.

Cu metoda de depozitare pe rafturi, mărfurile pe paleți, despachetate, precum și mărfurile în ambalaje individuale sunt plasate în celulele raftului.

Depozitarea în rafturi a mărfurilor pe paleți este convenabilă, deoarece cu ajutorul stivuitoarelor, paleții sunt stivuiți pe rafturi situate la orice înălțime accesibilă mecanismelor. Pe rafturile inferioare puteți depozita mărfuri care sunt selectate manual, pe rafturile superioare puteți depozita mărfuri care sunt expediate integral pe un palet.

La ambalarea mărfurilor, trebuie îndeplinite următoarele cerințe:

Locurile containerelor sunt așezate cu marcaje orientate către culoar;

Mărfurile omogene sunt plasate în rafturi pe ambele părți ale unui culoar, astfel încât în ​​timpul stivuirii și selecției calea de transport să fie mai scurtă;

Dacă o celulă nu este suficientă pentru întreaga cantitate de mărfuri cu un singur nume, mărfurile sunt plasate mai sus, în celulele următoare ale raftului din aceeași secțiune verticală, astfel încât în ​​timpul stivuirii și selecției calea de mișcare să fie mai scurtă, iar depozitarea adresa diferă doar prin numărul de raft.

Să luăm în considerare principiile depozitării mărfurilor pentru depozitare:

Utilizarea unui sistem de stocare a adreselor;

Utilizarea economică a spațiului de depozitare;

Alocarea spațiilor de depozitare pe termen scurt și lung;

Mărfurile de sezon sunt depozitate pe ultimele etaje de rafturi sau în zone îndepărtate ale depozitului;

Marfuri cu rulaj mare - la intrare si iesire;

Marfă mare - la ieșire;

Cu metoda de rafturi - modificări ale sarcinii de-a lungul adâncimii culoarului interrack;

Vertical - produs omogen;

Pe părțile opuse - un produs omogen;

Pe nivelurile superioare ale rafturilor sunt amplasate mărfuri de depozitare pe termen lung, precum și mărfuri eliberate din depozit în loturi de cel puțin un spațiu de marfă sau palet întreg.

Pentru depozitarea îmbrăcămintei exterioare în depozite se folosesc umerase mecanizate. Marfa în vrac este depozitată în vrac. Rezervoarele, rezervoarele și butoaiele sunt folosite pentru depozitarea lichidelor.

Mărfurile sunt așezate pe rafturi, paleți, stive etc. Greutatea încărcăturii pe un palet nu trebuie să depășească capacitatea nominală de încărcare a unui palet standard.

Când plasați mărfuri în încăperi, dimensiunile indentărilor ar trebui să fie: de la pereții camerei - 0,7 m, de la dispozitivele de încălzire - 0,5, de la surse de iluminat - 0,5, de la podea - 0,15-0,30 m fie: intre cutii - 0,02 m, intre paleti si containere - 0,05-0,10 m.

Este permisă instalarea de rafturi sau stivuire de mărfuri la o distanță de pereți și coloane de perete de 0,05-0,10 m în cazurile în care spațiul nu este utilizat pentru evacuarea persoanelor.

Dimensiunea spațiului de la aparatele de încălzire trebuie mărită dacă condițiile de depozitare a mărfurilor o impun.

Când stivuiți încărcături, asigurați-vă stabilitatea stivei și siguranța persoanelor care lucrează pe stiva sau în apropierea acesteia. Nu este permisă stivuirea mărfurilor în containere deteriorate sau supradimensionate, în containere cu suprafețe alunecoase sau în ambalaje care nu asigură stabilitatea coletului.

Stocarea încărcăturii trebuie să asigure stabilitatea acesteia în timpul depozitării și transportului, la descărcarea vehiculelor și la demontarea stivelor, precum și posibilitatea încărcării și descărcarii mecanizate. Demontarea încărcăturii trebuie făcută de sus în jos.

Încărcăturile din cutii și pungi care nu sunt formate în pungi trebuie stivuite într-un bandaj. Pentru a asigura stabilitatea stivei, șipcile trebuie așezate la fiecare 2 rânduri de cutii, iar scândurile trebuie așezate la fiecare 5 rânduri de saci.

Înălțimea de depozitare a ambalajelor containerizate și a mărfurilor pe bucată se determină în funcție de înălțimea încăperii, încărcătura pe podea, caracteristicile tehnice și mijloacele de mecanizare, regulile tehnologice și condițiile de depozitare. Înălțimea stivei la stivuirea manuală a mărfurilor ambalate în cutii cu o greutate de până la 50 kg, în saci de până la 70 kg nu trebuie să depășească 2 m.

Înălțimea butoaielor de stivuire în poziție orizontală (întinsă) nu trebuie să fie mai mare de 3 rânduri, cu plasarea obligatorie a distanțierilor între rânduri și încastrarea tuturor rândurilor exterioare. La instalarea butoaielor în picioare, înălțimea de stivuire nu poate fi mai mare de 2 rânduri împletite cu așezarea plăcilor de grosime egală între rânduri.

Butoaiele cu benzină și alte lichide inflamabile trebuie așezate numai culcate, pe un rând, cu capacul în sus.

Stiva nu ar trebui să fie stivuită aproape de stiva pentru a evita prăbușirea la demontarea stivei adiacente. Distanța dintre rândurile de stive trebuie determinată ținând cont de posibilitatea instalării containerelor într-o stivă, scoaterea acestora din stivă cu ajutorul dispozitivelor de manipulare a încărcăturii și asigurarea spargerilor de incendiu necesare.

Organizația de depozitare trebuie să asigure:

Conservarea cantității de mărfuri, a calităților lor de consum și efectuarea operațiunilor de încărcare și descărcare necesare;

Condiții pentru inspectarea și măsurarea mărfurilor, prelevarea de mostre și mostre de mărfuri de către autoritățile de reglementare relevante, corectarea ambalajelor deteriorate, efectuarea operațiunilor de încărcare și descărcare;

Asigurarea securității proprietăților mărfurilor se realizează prin crearea unui regim hidrotermal adecvat pentru depozitarea mărfurilor, a unui sistem convenabil de stivuire și amplasare a acestora, precum și prin organizarea unei monitorizări constante în timpul depozitării.

Mărfurile din depozite trebuie monitorizate și întreținute în mod constant. Starea acestora trebuie verificată în mod regulat, monitorizându-se pentru semne de deteriorare, urme de rozătoare sau insecte.

Cu organizarea adecvată a depozitării:

Nu așezați mărfuri pe culoare, nu blocați stingătoarele și prizele cu ele,

Nu stivuiți paleți sau mărfuri prea sus;

Rafturile de sus sunt folosite ca rafturi de rezervă pentru bunurile care nu au suficient spațiu pe rafturile inferioare;

Dacă mărfurile ies din celule, reglați-le, iar dacă mărfurile nu se potrivesc în celule, puneți-le în rafturi mai adânci;

Asigurați un loc permanent pentru depozitarea echipamentelor de manipulare și mutați-l acolo dacă nu este ocupat în timpul plasării și selecției;

Mentine conditii optime de pastrare a marfurilor - temperatura si umiditatea; temperatura aerului este controlată cu ajutorul termometrelor sau sistemelor de telecomandă, iar higrometrele sunt folosite pentru măsurarea umidității aerului;

Setați temperatura și umiditatea necesare prin reglarea încălzirii și ventilației, precum și folosind substanțe care absorb umezeala;

Bunurile stivuite sunt deplasate periodic: cele de sus în jos, cele de jos în sus;

Mărfurile vrac sunt lopate;

Produsele din blană și lână protejează împotriva molii;

Produsele umede sunt uscate și ventilate;

Pentru menținerea regimului sanitar și igienic necesar, spațiile sunt periodic curățate temeinic, precum și deratizare, dezinfestare, dezinfecție și dezodorizare.

Metode de stocare a grupurilor individuale de produse și a mărfurilor

Produse și grupuri de produse	Tipul ambalajului produsului	Metoda de depozitare
Produse nealimentare
1. Îmbrăcăminte exterioară pe console	Fara ambalaj	Pe umerase, paranteze
2. Pălării	Cutii, cutii de carton	Pe rafturi, rafturi
3. Jucării	Ambalaj de consum	Pe rafturi
4. Articole din piele	Cutii, pachete, saci
5. Cherestea si materiale de constructii
Fier de fier		Pe marfă
Materiale si produse termoizolante pentru constructii	Fără ambalare Baloți	Căptușită
Materiale laminate pentru acoperișuri și hidroizolații	Fara ambalaj	În containere, pe marfă
		Pe marfă
Cherestea, cherestea rotunda	Fara ambalaj	Căptușită
Tigla de acoperis
Materiale piese	Butoaie, pachete	Pe rafturi, rafturi stoc
6. Butelii de gaz lichefiat de capacitate mică		Pe marfă
7. Echipamente pentru motociclete și biciclete pe rafturi
	Cutii de carton	Rafturi Nv
cauciuc		Pe marfă
9. Vase din portelan si faianta		Pe rafturi
10. Produse din blană și piele de oaie	Fara ambalaj	Pe umerase, suporturi, suporturi
11. Produse textile		Pe rafturi, rafturi stoc
12. Televizoare, radiouri, alte produse radio mari	Cutii de carton	Pe rafturi, rafturi cu distanțiere
13. Tricouri	Pachete, cutii, lăzi	Pe rafturi, rafturi stoc
14. Produse de cusut	Fara ambalaj
15. Bunuri electrice de uz casnic
Lămpi de uz casnic	Cutii de carton	Pe rafturi
Produse prin cablu	Bobine, hârtie	Pe rafturi, rafturi stoc
Aspiratoare, lustruit podele	Cutii de carton

Frigidere, mașini de spălat, mașini de cusut	Cutii de carton	Pe rafturi, rafturi stoc
Lămpi electrice, dispozitive electrice de încălzire
Produse alimentare
16. Băuturi alcoolice și nealcoolice	Cutii, cosuri, fara ambalaj	Pe rafturi, rafturi
17. Cârnați, carne afumată, frankfurters, wieners		Pe cârlige
18. Cofetarie	Cutii, cutii ondulate	Pe rafturi, rafturi
19. Conserve
20. Produse lactate și margarină	Cutii, cutii de carton, baloane, butoaie
21. Produse din carne		Căptușită
Carne răcită	Fara ambalaj	Pe cârlige
Carne congelată		Pe marfă
Produse semifabricate, produse secundare	Tavi de copt	Pe rafturi
		Pe rafturi, rafturi
	Fara ambalaj	Pe rafturi, podele cu distanțiere
23. Pâine și produse de panificație		Pe tăvi, în containere de echipamente, pe rafturi
24. Produse din fructe și legume	Cutii, tavi, cosuri, butoaie, conserve, ambalaje de consum	Pe căptușeli, rafturi, rafturi

În procesul de depozitare a mărfurilor, pregătirea lor pentru eliberare și efectuarea altor operațiuni pentru unele tipuri de mărfuri, pot apărea pierderi de mărfuri. Există pierderi acceptabile de mărfuri, pentru care sunt stabilite norme de pierdere naturală, și inacceptabile, care sunt clasificate drept pierderi activate. Pierderile inadmisibile includ pierderile rezultate din deteriorare, spargere, deșeuri, furt de bunuri sau condiții nesatisfăcătoare de depozitare.

Normele de pierdere naturală sunt valorile maxime de pierdere în greutate sau volum a mărfurilor transportate sau a bunurilor de inventar depozitate elaborate pe baze științifice și aprobate în modul stabilit sub influența pierderii naturale (contracție, contracție etc.), pt. pentru care transportatorul, întreprinderea comercială sau depozitul nu este răspunzător poartă responsabilitatea. Ratele pierderilor naturale depind de obicei de distanța de transport, de numărul de transbordări, de tipul de container, de perioada anului și sunt calculate separat pentru fiecare tip de transport implicat în transport. Normele de pierdere naturală, stabilite ca procent din cifra de afaceri, sunt atribuite costurilor de distribuție.

Pierderile care depășesc normele naturale de pierdere sunt atribuite persoanelor responsabile din punct de vedere financiar și anulate în cursul stocurilor.

În activitatea de asigurări și daune, normele de pierdere naturală sunt utilizate pentru a determina valoarea asigurată a mărfurilor și a bunurilor materiale la apariția evenimentelor asigurate. Dacă astfel de cazuri apar într-un depozit, valoarea pierderii naturale poate fi calculată ca procent din cantitatea de produse vândute în perioada inter-inventar sau cantitatea de stocuri de produse la sfârșitul perioadei de inventariere, ținând cont de valoarea garantată. perioada de depozitare. Ratele de pierderi naturale nu se aplică dacă există semne de furt, daune intenționate etc.

Toate procedurile de primire, depozitare, mutare și eliberare a mărfurilor din depozit trebuie să fie documentate folosind documente adecvate și reflectate în evidențele depozitului. Pregătirea manuală a documentelor devine un lucru al trecutului: astăzi, contabilitatea depozitului se realizează folosind programe și servicii speciale. Citiți despre automatizarea operațiunilor de contabilitate a depozitului și a programelor pentru menținerea fluxului de documente din depozit în materialul nostru.

Despre ce vei afla:

Automatizarea operațiunilor contabile de depozit

Gama de mărfuri din depozitul unei companii medii simple poate conține câteva zeci de mii de unități. Și siguranța unei astfel de cantități de mărfuri depinde de calitatea contabilității depozitului.

Unele depozite cu o gamă mică de mărfuri păstrează evidența stocurilor în Excel, dar antreprenorii moderni care încearcă să-și mențină afacerea la zi au apreciat de mult avantajele și comoditatea programelor de automatizare a proceselor de depozitare.

De ce este necesară automatizarea depozitului?

În primul rând, este necesar deoarece apariția unor probleme în funcționarea depozitelor poate atrage pierderi financiare semnificative pentru proprietarii de afaceri.

De exemplu, din cauza amplasării incorecte a mărfurilor, din cauza raportării necorespunzătoare, a contabilizării eronate a soldurilor, din cauza factorului uman - neatenție, erori de personal, precum și a utilizării iraționale a zonei depozitului, întregul proces de funcționare a depozitului este încetinit, sistemul începe să se defecteze.

Depozitele mici cu o listă restrânsă de mărfuri pot rămâne neautomatizate, dar dacă proprietarul afacerii este concentrat pe dezvoltare și nu vrea să se oprească aici, atunci automatizarea operațiunilor contabile ale depozitului este cel mai important pas în lucru, care va aduce rezultate vizibile în un timp foarte scurt.

Principalele avantaje ale automatizării depozitelor sunt:

• Depozitarea mărfurilor adresată;
• Sistematizarea directorului nomenclatorului de mărfuri;
• Contabilitatea operațională a produselor primite;
• Primirea rapidă, cheltuielile, anularea mărfurilor;
• Aranjarea detaliată a mărfurilor în depozit;
• Controlul stocurilor și al mărfurilor rămase online;
• Gestionarea rezervarilor;
• Intocmirea documentelor pentru organizarea operatiunilor de depozit in regim automat;
• Facilitarea procesului de inventariere;
• Facilitarea procesului de căutare a mărfurilor în depozit;
• Reducerea numărului de erori în contabilitatea mărfurilor;
• Reducerea volumului de muncă pentru angajații din depozit;
• Imprimarea etichetelor de preț și a etichetelor;
• Urmărirea online a proceselor și etapelor comenzilor de bunuri ale clienților;
• Gestionarea competenta si eficienta a teritoriului depozitului;
• Creșterea productivității depozitului.

Și acestea sunt doar principalele avantaje pe care le dobândește orice depozit după automatizarea procesului. Puteți automatiza depozitele folosind diverse programe și la diferite niveluri: parțial, de bază, complet - totul depinde de ce obiective de automatizare sunt urmărite de conducerea companiei și de ce rezultat este planificat să fie obținut.

Pentru a aprecia pe deplin toate beneficiile automatizării depozitelor, utilizați programul Business.Ru. Programul are o interfață intuitivă cu posibilitatea de a o personaliza pentru utilizator. Toate beneficiile de mai sus sunt deja incluse în funcționalitatea de bază a programului Business.Ru.

Adică, puteți automatiza, de exemplu, numai operațiunile principale ale depozitului sau puteți automatiza complet toate procesele din depozit de la „a” la „z”. Un avantaj incontestabil pe care îl va primi un proprietar de afaceri după automatizarea unui depozit este pregătirea documentelor pentru organizarea muncii depozitului.

După cum știți, toate procedurile de primire, depozitare, mutare și eliberare a mărfurilor din depozite trebuie să fie documentate folosind documente adecvate și trebuie reflectate în evidențele depozitului.

Și, dacă anterior a fost necesar să se întocmească documente manual și să se petreacă o cantitate imensă de timp pentru aceasta, atunci după implementarea automatizării depozitului, toate documentele vor fi generate automat, în cel mai scurt timp posibil și cu excepția oricăror erori. Aceasta înseamnă că procesul de pregătire a documentelor de depozit va fi simplificat și accelerat semnificativ.

Tipuri de documentație de depozit

Să luăm în considerare principalele tipuri de documente contabile primare necesare pentru oficializarea procedurilor de primire, depozitare și vânzare a mărfurilor într-un depozit.

Procedură	Document de depozit	Scop
Recepția mărfurilor	Factură de la furnizori	Documentul este baza pentru primirea mărfurilor.
	Chitanta	Documentul se intocmeste pe baza unei facturi de la furnizor si este necesar pentru contabilizarea produselor care ajung la depozit
	Aviz de trăsură conform formularului nr. 1-T	Documentul contabil primar este emis pentru confirmarea faptului de acceptare si transfer al bunurilor si materialelor care au fost livrate prin transport. Prima parte a facturii constă dintr-o secțiune de mărfuri, care servește la anularea mărfurilor de la expeditori și la trimiterea lor către destinatari. A doua parte, transport, servește la înregistrarea lucrărilor de transport efectuate și a plăților pentru serviciile de transport de mărfuri.
	M-4. Primire comanda depozit	Se întocmește pentru a contabiliza materialele și mărfurile care ajung la depozit de la furnizori și se înregistrează pentru întreaga cantitate de articole de inventar primite efectiv într-o anumită zi. Poate fi emis doar pe baza unui alt document, de exemplu, o factură.
	M-7. Certificat de acceptare a materialelor	Se emite atunci când mărfurile și materialele nu sunt primite de la furnizori în întregime sau fără documente însoțitoare, sau în cazurile în care documentația precizează o anumită calitate și cantitate de mărfuri, dar livrarea efectivă este diferită, adică există discrepanțe. În baza Legii, se întocmește o creanță față de contraparte.
	TORG-1. Certificat de acceptare a mărfurilor	Se întocmește pentru a înregistra articolele de inventar la recepție și după verificarea calității, cantității, greutății și integrității bunurilor livrate. Completarea Actului în formularul TORG-1 reprezintă o confirmare că mărfurile acceptate au fost verificate și acceptate în depozit/magazin.
	TORG-2. Acționați în funcție de discrepanța stabilită în ceea ce privește cantitatea și calitatea la acceptarea mărfurilor și materialelor	Se emite dacă, la acceptarea mărfurilor, destinatarul descoperă discrepanțe în cantitatea sau calitatea mărfurilor care au fost specificate în contractul de vânzare sau o discrepanță între mărfuri și documentele însoțitoare.
Depozitarea mărfurilor	TORG-11. Eticheta produsului	Pentru a înregistra mărfurile în locurile de depozitare a acestora, se utilizează o etichetă de produs, care este compilată pentru fiecare denumire de mărfuri și este depozitată împreună cu mărfurile. Contine informatii: denumirea produsului, numarul articolului, gradul, cantitatea de marfa in stoc. Informațiile de pe eticheta produsului sunt necesare pentru a completa lista de inventar.
	M-17. Fișă de contabilitate material	Se întocmește pentru a înregistra mișcarea materialelor care se află în depozit în depozit și a se înregistra amplasarea acestora. Pentru fiecare tip, grad, dimensiune de mărfuri, propriul card contabil este completat pe baza documentelor primite, de exemplu, o comandă în formularul M-4, în ziua tranzacției.
Mutarea mărfurilor în depozit	M-11. Solicitare-factura	Se eliberează la mutarea mărfurilor în cadrul diviziilor unei întreprinderi sau, de exemplu, între persoane responsabile financiar. Un exemplar rămâne la depozitul care livrează mărfurile, iar al doilea este dat persoanei care primește marfa. Acest document oficializează și livrarea către depozit a materialelor necheltuite care au fost primite anterior la cerere.
	TORG-13. Factură pentru mișcare internă, transfer de mărfuri, containere	Se eliberează în timpul mișcării interne a mărfurilor de la organizația-mamă la filiala sa folosind transportul propriu al companiei. Este utilizat pentru înregistrarea inventarului în cadrul unei organizații și se întocmește în două exemplare pentru unitatea structurală care livrează mărfurile și pentru unitatea de primire pentru detașarea valorilor.
Eliberarea (eliminarea) mărfurilor din depozit	M-15. Factură pentru eliberarea materialelor în lateral	Este emis la transferul de active materiale de la o organizație la alta, precum și la eliminarea materialelor după vânzarea acestora. Una dintre copiile acestui document este necesară pentru eliberarea materialelor din depozit, iar a doua este transferată destinatarului materialelor. In factura in formularul M-15 se indica pretul materialelor expediate din depozit. Mai des, factura este utilizată atunci când este nevoie să însoțească mărfurile și materialele de la depozitul întreprinderii-șef până la diviziile acesteia situate geografic în alte locuri.
	TORG-12. Lista de ambalare	Se eliberează pentru eliberarea directă a mărfurilor din depozit atunci când acestea sunt vândute către companii terțe și pentru contabilizarea operațiunilor relevante. O copie a scrisorii de trăsură rămâne la vânzător și confirmă faptul că mărfurile au fost anulate, iar a doua este dată destinatarului ca bază pentru înregistrarea mărfurilor și materialelor.
	TORG-16. Certificat de anulare a mărfurilor	Eliberat atunci când bunurile sunt deteriorate din diverse motive. Pe baza acestui act, materialele și bunurile sunt transferate de la folosite la neutilizate și apoi anulate.

După cum putem vedea, există destul de multe dintre cele mai importante documente contabile primare ale depozitului, iar completarea manuală a fiecăreia dintre ele este un proces lung și care necesită forță de muncă. Sistemele moderne de automatizare a contabilității de depozit vă permit să generați imediat diverse tipuri de astfel de documente în formă electronică, cu posibilitatea de a le tipări și ulterior de a le stoca și utiliza.

Astăzi, programele de calculator sunt din ce în ce mai folosite pentru a genera acte, facturi și carduri de produse. Unul dintre cele mai convenabile și funcționale este considerat a fi un serviciu online pentru automatizarea activității magazinelor online, comerțului cu amănuntul și en-gros, precum și depozitele numite. Să luăm în considerare capacitățile acestui program în ceea ce privește menținerea înregistrărilor din depozit și a fluxului de documente în depozit.

Software pentru menținerea fluxului de documente din depozit „Business.ru”

„” oferă toate instrumentele necesare pentru comerț și depozit atât pentru antreprenorii individuali, cât și pentru companiile mijlocii. Capacitatea de a completa automat formulare de documente este oferită în programul online pentru comerț și depozit „Business.Ru”.

În plus, utilizatorii au apreciat de multă vreme alte funcții convenabile ale programului în ceea ce privește automatizarea contabilității depozitului și fluxul documentelor din depozit.

În serviciul Business.Ru, formularele standard curente de documente sunt completate automat;

• Documentele sunt imprimate imediat cu semnătura și sigiliul organizației;
• În programul Business.Ru, foile cu antet sunt create cu sigla și detaliile companiei;
• Folosind programul Business.Ru pentru automatizarea contabilității depozitului, utilizatorul are posibilitatea de a încărca documentele necesare în formate Excel, PDF, CSV;
• Programul are o funcție încorporată pentru trimiterea documentelor către contrapărți prin e-mail;
• Programul se integrează cu programul 1C: Contabilitate
• Programul Business.Ru are capacitatea de a crea propuneri comerciale folosind propriile șabloane ale utilizatorului.

Un avantaj incontestabil al programului online pentru comerț și depozit „Business.ru” este disponibilitatea tuturor documentelor pentru organizarea activității unui depozit direct în sistem, precum și capacitatea de a tipări cincizeci de formulare curente de documente primare.

Prin automatizarea contabilității de depozit a companiei folosind un serviciu online, un antreprenor poate controla toate operațiunile din depozit pentru acceptare, postare, anulare, inventariere, mărfuri, urmări toate mișcările interne ale mărfurilor în depozit și perioada de valabilitate a produselor și rapid și ușor efectuarea inventarierii.

Datorită unui program convenabil, un proprietar de afaceri poate planifica inventarul de mărfuri, ținând cont de ritmul vânzărilor, metodele de livrare și termenele de livrare a comenzilor de la furnizori.

De asemenea, este posibil să ținem evidența transporturilor de mărfuri, iar numărul de depozite care pot fi „introduse” în sistem este nelimitat. De asemenea, utilizatorii pot obține statistici privind cifra de afaceri a mărfurilor pe depozite, loturi și analize de mărfuri nelichide pentru care nu au existat vânzări pentru o anumită perioadă.

Datorită serviciului online, utilizatorul poate urmări rapid și ușor documentele aferente, poate scrie toate documentele necesare, facturile, bonurile de livrare și certificatele de finalizare a lucrărilor.

Absolut toți utilizatorii programului au apreciat comoditatea acestuia și spun cu încredere că Business.ru aduce beneficii tangibile afacerilor chiar din primele zile de utilizare. Oricine poate începe să folosească programul Business.ru și să-și evalueze capabilitățile absolut gratuit chiar acum.

Depozitele sunt folosite pentru depozitarea mărfurilor și materialelor la întreprinderi. Prevederile generale privind contabilitatea materialelor din depozite sunt cuprinse în Ordinul nr. 119n al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 28 decembrie 2001. Astfel, depozitele pot fi centrale (speciale, principale) și depozite ale filialelor și altor divizii ale întreprinderii. La ordinul întreprinderii, fiecărui depozit i se atribuie un număr, care va conține toate documentele privind operațiunile.

Recepția, depozitarea, contabilitatea bunurilor materiale din fiecare depozit sunt alocate funcționarilor corespunzători (de exemplu, acesta poate fi un manager de depozit, depozitar), care sunt responsabili de recepția corectă, eliberarea, contabilizarea și siguranța stocurilor care le sunt încredințate. , precum și pentru operațiunile de recepție și eliberare a înregistrării corecte și la timp. Cu acești angajați se încheie acorduri de responsabilitate financiară deplină.

Nu uitați că există un flux de documente între departamentul de contabilitate și depozit. Lucrătorii din depozit sunt cei care depind de crearea fiabilă și de înaltă calitate a documentelor și transferul acestora pentru reflectarea în contabilitate și raportare.

Pentru a eficientiza activitatea depozitului, este recomandabil să se elaboreze la întreprindere un regulament privind depozitul de mărfuri și materiale. . Acest document nu este obligatoriu - compania nu este obligată să-l dezvolte, absența acestui document nu este o încălcare. Cu toate acestea, acest document poate documenta multe aspecte importante ale funcționării depozitelor întreprinderii.

Reglementările depozitului reglementează procedura de contabilizare a stocurilor în depozite și, de asemenea, stabilește procedura de furnizare a informațiilor și documentelor din depozite către departamentul de contabilitate al întreprinderii și reglementează interacțiunea cu acesta. Fluxul de documente între depozit și întreprindere se realizează în modul prescris de managerul și contabilul șef al întreprinderii.

Reglementări privind contabilitatea depozitului la întreprindere

Reglementările sunt elaborate de întreprindere în mod independent. Documentul trebuie să reflecte toate informațiile care reglementează contabilitatea depozitului, munca lucrătorilor din depozit și determină procedura de flux de documente între diviziile întreprinderii. La sfârșitul articolului, vom oferi un exemplu de furnizare a depozitului. Merită să abordați cu atenție pregătirea documentului și să reflectați toate aspectele principale ale operațiunii depozitului.

Ce secțiuni ar trebui să includă în regulamentul depozitului?

1. Dispoziții generale. În acest capitol este necesar să subliniem însuși conceptul de depozite, scopul și sarcinile acestora. Pentru cine este obligatorie asigurarea depozitului, ce se înțelege prin stocuri etc.
2. Structura depozitului. Cine aprobă structura și personalul, cine gestionează depozitul.
3. În regulamentele de funcționare a depozitului, este recomandabil să se includă informații despre organizarea locurilor de muncă în depozite, echipamente, probleme de circulație în siguranță a mărfurilor, cerințe generale de siguranță a muncii în timpul descărcarii, încărcării etc.
4. Funcții îndeplinite de depozit. Recepția, asigurarea securității valorilor, contabilizarea mărfurilor etc.
5. Contabilitatea depozitului. Cum se ține contabilitatea (de exemplu, metoda de sortare - aceasta înseamnă că articolele de inventar sunt stocate după nume și alte caracteristici distinctive), cum sunt completate cardurile de produse, cine le înregistrează, cui sunt eliberate, cine ține evidența mișcării a stocurilor.
6. Procesul de inventariere. Cât de des se realizează inventarul, cine participă la el, alte detalii. Procesul de realizare a unui inventar poate fi descris în detaliu într-un document separat (de exemplu, un regulament privind efectuarea unui inventar).
7. Responsabilitate – cine este responsabil pentru calitatea și îndeplinirea sarcinilor atribuite, responsabilitatea angajaților etc.
8. Dispoziții finale. Cine ar trebui să fie familiarizat cu textul documentului, când acesta intră în vigoare etc.

Mai jos este un exemplu de prevedere privind contabilitatea depozitului.

Indiferent de ce mărfuri produce întreprinderea, pentru funcționarea cu succes a acesteia este necesară organizarea adecvată a depozitelor sale. Înainte de a fi trimise spre vânzare, bunurile trebuie depozitate undeva și este necesară monitorizarea constantă a dinamicii lor. Dacă contabilitatea este organizată corect, acest lucru va ajuta la menținerea întregului volum de mărfuri și pentru a fi conștienți de exact ce produs și în ce cantitate este disponibil în acest moment.

Să analizăm nuanțele organizării managementului depozitului la o întreprindere și contabilizarea mărfurilor vândute și rămase.

Pe ce acte legislative se bazează contabilitatea de depozit?

Contabilitatea stocurilor într-un depozit este reglementată de ordinele Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 9 iunie 2001 nr. 44n și, mai precis, de Reglementările contabile „Contabilitatea stocurilor” PBU 5/01, aprobate prin Ordinul Ministerul de Finanțe al Federației Ruse. Excepție fac organizațiile de credit și buget care fac obiectul unor reglementări diferite.

Potrivit acestui act, un angajat special desemnat responsabil din punct de vedere material trebuie să se ocupe de contabilitatea depozitului. Același document clarifică lista bunurilor materiale care pot fi clasificate ca stocuri (MPI), care ar trebui să fie depozitate în depozite.

NOTĂ! Cu doar câteva decenii în urmă, contabilitatea stocurilor se făcea în întregime manual. În prezent, acest proces este în mare măsură automatizat: există software extins pentru acest scop.

Definiții importante

Stoc– o cameră specială echipată pentru depozitarea stocurilor și pregătirea acestora pentru utilizare în producție sau livrare către cumpărător.

Inventarele– valori care sunt considerate ca atare în contabilitate în baza clauzei 2 din PBU 5/01. Acestea includ:

• materiale, materii prime, semifabricate, destinate în viitor să servească drept bază pentru producerea produselor de vânzare sau a altor activități ale întreprinderii (lucrări, servicii);
• obiecte de valoare gata de vânzare (bunuri);
• active materiale necesare satisfacerii nevoilor cotidiene si administrative ale organizatiei.

Nu este obișnuit să includeți următoarele ca MPZ:

• active care trebuie folosite o perioadă lungă de timp (mai mult de un an) - în acest caz, acesta nu mai este un inventar, ci un mijloc fix;
• produse a căror producție nu a fost finalizată (nu a finalizat întregul ciclu tehnologic, are personal insuficient, nu a trecut inspecția și controlul calității prescrise).

Sfera depozitelor

Materialele sunt depozitate în depozit și pregătite pentru a fi expediate către ciclul de producție sau către consumator ulterior. Cel mai adesea, depozitele sunt folosite pentru depozitare pentru o anumită perioadă:

• bunuri de vândut;
• produse finite ale întreprinderii, a căror „soartă” nu a fost încă decisă;
• materii prime pentru fabricarea produselor;
• piese de schimb, componente, componente și alte elemente de echipamente necesare producției și/sau reparațiilor;
• îmbrăcăminte specială și uniformă;
• echipament individual de protectie pentru lucratori;
• echipamentul necesar etc.

Tipuri de depozite

Depozitarea, care oferă o varietate de funcții legate de depozitarea și transferul stocurilor, poate fi clasificată în diferite moduri.

1. În funcție de caracteristicile de funcționare:
   • material - pentru stocarea valorilor care asigură producția curentă;
   • intra-producție - inter-shop și intra-shop, acestea stochează active pentru a asigura în permanență locuri de muncă și a organiza munca neîntreruptă, inclusiv în program.
2. După tipul de bunuri stocate în depozit:
   • universal – poate accepta aproape orice stocuri pentru depozitare;
   • specializat – „personalizat” pentru un anumit tip de valoare stocată.
3. După locație:
   • depozite centralizate;
   • Depozitele „intermediare” sunt depozite din cadrul departamentelor.

ATENŢIE! Fiecărei locații de depozit i se atribuie propriul număr în comanda de organizare, acesta este plasat pe toată documentația contabilă aferentă acestui depozit.

Cine conduce depozitul?

Depozitul trebuie să fie dotat cu personal calificat, care include:

• administrator– capabili să organizeze munca angajaților din subordine, care se ocupă de dinamica stocurilor din depozit, și sunt responsabili financiar de siguranța acestora;
• depozitar– un angajat care ține cont de bunuri de valoare în depozit: le acceptă și le emite în conformitate cu documentația de însoțire, păstrează documentele de cheltuieli, efectuează reecontabilitatea etc.;
• mutatorii– mutarea materialelor în jurul depozitului, la întreprindere și la transport;
• personalul de serviciu junior– conceput pentru a menține depozitul curat.

Nuanțe de depozitare

Pentru ca în sistemul de funcționare al depozitului să existe întotdeauna ordine, adică obiectele de valoare pot fi găsite și emise la cerere și, de asemenea, să nu se piardă din cauza încălcării condițiilor de depozitare, trebuie respectate o serie de condiții importante:

1. Dotarea depozitelor cu sistemele necesare pentru rănirea echipamentelor medicale (containere, rafturi, rezervoare etc.).
2. Fiecare tip, marca, dimensiune, grad, lot de MPZ trebuie stocat într-o celulă separată (raft, cutie).
3. Alături de sistemele de depozitare, depozitele trebuie să fie prevăzute cu instrumente de măsurare adecvate pentru a contabiliza anumite tipuri de active emise.
4. Activele ar trebui să fie gajate pentru depozitare, pe de o parte, și eliberate, pe de altă parte.
5. Utilizarea eficientă a zonei utilizabile a depozitului în sine și a dispozitivelor de stocare.
6. Amplasarea dispozitivelor de stocare și a activelor pe acestea ar trebui să contribuie la automatizarea maximă a operațiunilor din depozit.
7. Eliberarea bunurilor omogene ar trebui efectuată în ordinea în care ajung la depozit (cele mai vechi ar trebui eliberate mai devreme).
8. Luând în considerare proprietățile fizice și chimice ale valorilor stocate în timpul depozitării.

Documentatie pentru contabilitatea depozitului

Orice operațiune efectuată într-un depozit cu stocuri trebuie reflectată corect în documentele relevante.

Documente primare intocmeste toate procedurile efectuate cu bunurile aflate in depozit. Este reglementat de legislația federală a Federației Ruse. Principalele documente pentru securizarea tranzacțiilor cu stocurile din depozit sunt date în tabel.

Nu.	Numele documentului	Ce operațiune cu MPZ reflectă?
1	Acționați în formularul MX-1	La acceptarea articolelor de inventar pentru depozitare
2	Acționați în formularul MX-3	La returnarea bunurilor depuse anterior
3	Factură de depozit	Eliberat la transferul unui bun valoros pentru păstrare	Aceasta este o garanție la purtător, adică mărfurile vor trebui emise numai după prezentarea unui certificat
4	Factură de depozit		Eliberat direct persoanei care a depus marfa si certifica acceptarea acestora
5	Procura sau M-2a	Un document care vă permite să eliberați anumite bunuri de valoare dintr-un depozit către reprezentanții unei alte companii
6	Comandă de primire de către	Contabilitatea stocurilor primite de la furnizori
7	Certificat de acceptare bun în formularul M-7	Toate informațiile despre bunul care tocmai a sosit la depozit
8	Cartela de limită de gard pentru	Controlul curent asupra respectarii normelor de emitere a anumitor stocuri limitate din depozit - active pentru nevoi de productie.
9	Factură-cerere pt	Contabilitatea dinamicii stocurilor în cadrul unei întreprinderi între diviziile sale
10	Factura de catre	Însoțirea eliberării obiectelor de valoare către alte organizații
11	Card de cont pt	Contabilitatea bunurilor materiale din interiorul depozitului
12	Act de primire în formularul M-35	Însoțirea dezmembrării mijloacelor fixe

Pe lângă documentația primară, lucrătorii din depozit trebuie să completeze în mod regulat:

• rapoarte pentru management (conform regulamentului intern);
• registre contabile ale documentelor;
• menține o carte de contabilitate a depozitului - managerul depozitului introduce în ea datele rezumative lunare din rapoartele depozitarilor.

Responsabilitate pentru contabilitatea depozitului

Deoarece stocurile, adesea numite stocuri, reprezintă o parte semnificativă a activelor unei întreprinderi, persoanele autorizate poartă responsabilitatea financiară pentru posibilele probleme și încălcări comise în lucrul cu acestea. Aceste puncte sunt precizate clar in contractul de munca incheiat cu angajatii responsabili din depozit.

Sancțiunile bănești corespunzătoare sunt reglementate de:

• Artă. 120 Codul Fiscal al Federației Ruse;
• Artă. 232 din Codul Muncii al Federației Ruse - privind despăgubirea integrală pentru daune directe, dacă suma este mai mică decât câștigul mediu lunar al făptuitorului;
• Artă. 241 din Codul Muncii al Federației Ruse - privind despăgubirea parțială a prejudiciului în cuantumul câștigului mediu lunar al făptuitorului;
• Artă. 243 din Codul Muncii al Federației Ruse - privind răspunderea financiară deplină în cazurile în care acest lucru este prevăzut în contractul de muncă.

IMPORTANT! Dacă încălcarea a fost repetată în același an de raportare, cuantumul amenzilor crește.

Funcționarea cu succes a unei întreprinderi constă în impactul total al diverșilor factori și în executarea competentă a funcțiilor cheie. Este de remarcat faptul că contabilizarea corectă a mărfurilor poate fi considerată una dintre principalele condiții pentru funcționarea stabilă a companiei.

Controlul inventarului

Acest concept este folosit pentru a defini contabilitatea constantă cantitativă și de gradare efectuată într-un depozit. Fără contabilitate, este dificil să le asigurăm siguranța. Pentru acest proces, se folosește un card de depozit de materiale, care este un formular aprobat prin lege pentru înregistrarea mișcării materialelor de un anumit tip, dimensiune și calitate în depozit. Acestea sunt completate pentru fiecare număr de articol al materialului. Acestea sunt gestionate de o persoană responsabilă financiar, de exemplu un manager de depozit sau un depozitar.

Înainte de a încredința depozitarului rezervele materiale ale întreprinderii, de regulă, se încheie un acord cu acesta. Descrie tipurile de muncă pe care le efectuează angajatul și gradul de responsabilitate în caz de pierdere sau deteriorare a produselor depozitate în depozit.

Organizarea contabilitatii de depozit

Un proces bine organizat de contabilizare a materialelor aflate în depozit este un segment foarte important și necesar al activităților organizației. Pentru o funcționare eficientă a depozitului se folosesc două sisteme de contabilitate comune: lot și sortare. Dar indiferent de faptul, ce alegere se face, angajații responsabili financiar vor ține evidența produselor companiei în natură. Această procedură se realizează prin utilizarea comenzilor de mărfuri de intrare și de ieșire.

Daca luam in calcul informatiile cuprinse in manualele de contabilizare a stocurilor unei firme, putem concluziona ca contabilitatea analitica a articolelor de stoc se realizeaza prin utilizarea metodei bilantului sau a facturilor revolving. Cu aceste abordări, contabilitatea se realizează în contextul fiecărei locații de depozitare, precum și în cadrul acestora, înregistrând numerele de articol, diferitele grupe de produse, sintetice și subconturi.

Folosind carduri

Contabilitatea de depozit a materialelor, pe baza căreia sunt fișele cifrei de afaceri, presupune în majoritatea cazurilor utilizarea celor două metode mai sus menționate. Acest lucru vă permite să optimizați operațiunile din depozit și să obțineți niveluri mai ridicate de productivitate.

In prima varianta se foloseste un card de contabilitate depozit, care se deschide pentru fiecare tip de depozitare din depozit. Afișează date cantitative și sumare, care, în esență, reprezintă mișcarea materialelor. Baza pentru completarea unor astfel de carduri sunt documentele contabile primare.

Păstrarea evidențelor de inventar cu ajutorul cardurilor implică și afișarea soldurilor în prima zi și calcularea cifrei de afaceri pe lună. Cu ajutorul unei astfel de documentații se întocmesc fișe de cifra de afaceri pentru fiecare depozit separat. In plus, datele acelor carduri care se afla in departamentul de contabilitate sunt verificate cu documentatia aflata in depozit.

De asemenea, este posibil ca cardurile de contabilitate să nu fie păstrate în departamentul de contabilitate. În acest caz, documentația de cheltuieli și încasări este grupată pe numere de articol. Apoi, cu ajutorul acestor documente, se calculează rezultatele lunii, iar datele privind cheltuielile și veniturile sunt înregistrate separat. Aceste informații sunt apoi afișate pe foaia de cifra de afaceri. Acele solduri care au fost afișate în aceste situații sunt comparate cu soldurile înregistrate în fișele de contabilitate de depozit.

Contabilitatea soldurilor

Această formă de contabilitate de depozit diferă de cea anterioară. Diferența cheie se rezumă la faptul că contabilitatea calitativă și totală în contextul articolelor de inventar nu se menține în departamentul de contabilitate. În consecință, declarațiile privind cifra de afaceri nu sunt întocmite.

La acest tip de organizare, munca de depozit se desfășoară în contextul subconturilor, grupelor de produse și conturilor de bilanţ, care sunt folosite pentru înregistrarea articolelor de inventar exclusiv în termeni monetari. Contabilitatea este efectuată de persoane responsabile din punct de vedere financiar. Pentru acest proces, se utilizează un registru de depozit sau un jurnal corespunzător.

În ceea ce privește contabilitatea, aceasta este responsabilă de primirea documentației contabile primare de la persoanele responsabile financiar și de verificarea ulterior a datelor primite. Când procesul de reconciliere este finalizat, acele solduri de materiale care au fost înregistrate în prima zi sunt transferate în bilanţ.

Contabilitatea loturilor

Comerțul și depozitul în acest caz sunt organizate în așa fel încât un anumit lot de mărfuri să fie depozitat separat. În plus, pentru fiecare dintre ele, depozitarul scrie un card de lot în două exemplare. O carte specială este folosită pentru a înregistra astfel de carduri. În acest caz, numărul lotului acceptat este numărul de înregistrare din această carte. După introducerea informațiilor necesare, un exemplar este transferat departamentului de contabilitate, iar celălalt rămâne în depozit și servește ca registru contabil de depozit.

Este de remarcat faptul că inventarul unui articol este determinat ca un lot. Acest produs trebuie să fie furnizat de un singur furnizor. În ceea ce privește numărul de livrări, pot fi mai multe.

La completarea unei fișe de lot, angajatul depozitului trebuie să indice data întocmirii, numărul acesteia, ora completării certificatului de recepție a mărfurilor, tipul de transport, detaliile furnizorului, numărul și data facturii, numele produsul, locul de plecare, precum și greutatea și gradul.

Contabilitatea de depozit a materialelor, care utilizează metoda lotului, presupune reflectarea în timpul eliberării mărfurilor a datei acestei acțiuni, a numărului documentului de mărfuri consumabile, a tipului de transport, a denumirii destinatarului, a cantității și a gradului de produse lansate. Totodată, numărul cardului de lot este indicat în documentul de cheltuieli.

Când toate stocurile unui anumit lot sunt epuizate, managerul depozitului și merchandiserul își pun semnătura pe card și îl transferă la departamentul de contabilitate, unde va fi ulterior verificat.

Este posibil ca în timpul inspecției să fie identificat un deficit. În acest caz, contabilitatea de depozit presupune următoarele acțiuni: contabilul, înainte de următorul inventar, anulează lipsa drept costuri de distribuție, dar numai cu condiția ca acesta să fie în limitele pierderii naturale. Dacă normele au fost depășite, atunci lipsa trebuie recuperată de la acele persoane care răspund financiar de produsele depozitate în depozit.

De asemenea, merită luată în considerare informațiile că sistemul de contabilitate al depozitului de lot include stocul și materialele pentru un lot consumat complet.

Cum sunt utilizate jurnalele de depozit în contabilitatea sortării?

Dacă se utilizează această metodă de contabilitate, depozitarul deschide una sau mai multe pagini în jurnalul de produse pentru fiecare varietate și denumire de produs. De asemenea, poate fi creat un card separat. Numărul de pagini depinde de volumul operațiunilor efectuate pentru primire și debursare.

În titlul cardului sau paginii revistei, trebuie să indicați numărul articolului, numele, clasa și alte caracteristici care disting un anumit produs. Spațiul rămas pe pagină este folosit pentru a reflecta încasările, cheltuielile și soldurile produselor.

Denumirea, prețul, cantitatea, unitățile de măsură ale articolelor de inventar;

Numărul și data documentelor care au fost utilizate la emiterea și recepția produselor;

Depozitare.

Pentru ca mărfurile să fie acceptate la depozitare și ulterior eliberate, este necesară certificarea documentației relevante cu semnăturile depozitarului și conducătorului depozitului.

Diverse tipuri de jurnale de mărfuri vor ajuta la organizarea competentă a contabilității de depozit de tip cantitativ, în care se înregistrează mișcarea și soldurile produselor, cu ajutorul cărora se țin evidența stocurilor în spațiile de depozitare, precum și se înregistrează consumul acestora. Astfel de informații pot fi afișate și sub formă de declarații.

Cum se efectuează reducerea stocului?

Comerțul și depozitarea sunt în mod inevitabil asociate cu fenomene precum învechirea mărfurilor, precum și scăderea cererii pentru acestea sau pierderea calității. Aceste probleme nu pot fi ignorate și procesul de reducere este utilizat pentru a le rezolva în mod eficient. Pentru a-l finaliza, veți avea nevoie de un act de amortizare a bunurilor materiale.

Acesta trebuie întocmit și semnat în două exemplare. Aceasta se realizează de către persoane responsabile care reprezintă o comisie specială. Un exemplar rămâne la managerul depozitului (trebuie stocat), al doilea este trimis la departamentul de contabilitate. În unele situații, la bonul de livrare poate fi atașat un exemplar. Acest lucru se face pentru transferul ulterior al acestui document către o organizație angajată în vânzarea de bunuri cu preț redus sau în scopul returnării acestuia către producător.

Sisteme de management al depozitelor

Una dintre sarcinile cheie ale oricărei afaceri este automatizarea și optimizarea tuturor proceselor interne ale întreprinderii. Acest lucru va economisi timp și va îmbunătăți calitatea serviciilor.

Depozitul nu face excepție. Pentru a accelera diverse procese legate de recepția și consumul de mărfuri se folosește un program de contabilitate depozit. Poate avea un aspect și o structură diferite, dar funcțiile unui astfel de software rămân neschimbate.

Vorbim despre următoarele posibilități:

Distribuirea produselor in depozit intre celule de depozitare, loturi si persoane responsabile;

Posibilitatea recalculării dinamice a soldurilor depozitului;

Urmărirea mărfurilor de-a lungul rutelor;

Utilizarea diferitelor metode de determinare a prețului unui produs;

Inventarierea și generarea ulterioară a raportării curente în funcție de rezultatele acesteia;

Formarea comenzilor de recepție și depozit;

Reevaluarea mărfurilor datorită influenței diverșilor factori care îi modelează valoarea;

Managementul depozitului.

Un program de contabilitate de depozit bine conceput vă permite să stabiliți funcționarea eficientă a unui depozit de tranzit, precum și a depozitelor de uz general. De asemenea, se practică utilizarea unui analog electronic al unui card de contabilitate de depozit, care are toate cele mai recente filtre. Vorbim despre urmărirea informațiilor în următoarele domenii:

Moneda folosită pentru plata mărfurilor (conform fișei de potrivire, declarație de surplus și lipsă, declarație de disponibilitate efectivă etc.);

Lot de produse, termen de valabilitate, data de expirare a certificatului;

Diverse tipuri de operațiuni cu articole de inventar;

Motiv special;

Reevaluare;

Persoane responsabile financiar;

Operațiuni de încadrare și dezmembrare a bunurilor materiale într-un depozit.

De regulă, o astfel de contabilitate automată a depozitului este modificată de dezvoltator ținând cont de caracteristicile individuale ale afacerii unui anumit client.

Programe curente

Pentru a organiza eficient operațiunile din depozit, pot fi utilizate diverse programe software. Dar una dintre cele mai populare opțiuni este „1C Warehouse Accounting”. Acest software are anumite avantaje, care atrag multe companii care integrează acest program în funcționarea depozitelor lor.

Funcțiile cheie sunt următoarele:

Contabilitatea rapidă și la timp a bunurilor materiale, sosirea și mișcarea acestora;

Menținerea corectă a tuturor documentației depozitului;

Menținerea în timp util și convenabilă a unui jurnal de depozit (carduri);

Disponibilitatea tuturor instrumentelor necesare pentru realizarea corectă a inventarului;

Prezentarea si prelucrarea sistemului de depozit.

Folosind acest software, puteți acoperi calitativ mai multe domenii ale activității economice a unei întreprinderi. Vorbim despre gestionarea regulilor de vânzare, inventar, finanțare, achiziție și livrare de mărfuri. Principalele avantaje ale 1C includ ușurința în utilizare a programului, capacitatea de a-l ajusta pentru a se potrivi nevoilor unei anumite organizații și conformitatea deplină cu legislația rusă.

Dacă doriți, puteți utiliza și alte programe: „Super Warehouse”, „Product-Money-Product” și altele.

Concluzie

Este evident că funcționarea unui depozit joacă un rol important în construirea funcționării eficiente a unei companii. Prin urmare, calitatea serviciului, viteza de livrare și starea procesului de vânzare în ansamblu depind de nivelul de organizare a funcțiilor depozitului. Astfel, orice companie interesată să construiască cu succes un ciclu de vânzări și livrare de produse trebuie să organizeze eficient contabilitatea produselor.